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用EXCEL实现联合办公 　　摘要：本文通过对EXCEL网络功能的分析，提出多人多部门联合工作，实时监控，并详细地说明实现的条件，和对网络、EXCEL的共享安全设置。 　　关键词：办公；网络；电子表格；应用 　　 　　Microsoft Excel 共享工作薄是一种简单而灵活的使用方式，使一组人在同一个工作薄里同时完成数据的输入，并能实时监控，反映整个工作情况的状态。特别是在人群比较多的情况下，能及时分散人流到各个工作点完成不同的工作，从而提高工作的效率。同时Excel可以对工作薄、工作表、单元格提供一些保护措施来确保数据来源的安全。 　　 　　 一、联合办公的条件 　　 　　（一）要求有一个局域网络使各部门的计算机都能联通起来。如果是露天还可以用几台笔记本电脑,通过无线的方式组成局域网络。 　　（二）各台电脑要安装Micrsoft office软件。Excel软件的版本最好是2002（xp）版以上的，联机的几台微机的Excel版本可以不相同，但最少要是Excel 2000版的。 　　（三）设置共享文件夹。在其中的一台电脑上（简称“电脑A”），设置共享文件夹，并使其它各台电脑能够访问到这个文件夹。一般“电脑A”是作为主要控制机，它将保存共享的工作薄的文档，共享文件夹的权限设置为 “完全共享”，共享文件夹的名字可以根椐需要自己起一个名字。 　　 　　二、共享工作薄的设置 　　 　　按照工作的性质和需要建立工作薄，并把工作薄存放在建好的共享文件夹里，将工作薄设置为共享工作薄。 　　方法：打开工作薄，在菜单栏选取“工具”→“共享工作薄”，在共享工作薄对话框的“编辑”选项卡中，将“允许多用户同时编辑，同时允许工作薄合并”的选择框勾选，在“高级”选项卡中，选择“自动更新间隔”可以设置最短的时间为5分钟，“确定”。这时Excel的标题栏上将有[共享]二字出现。 　　几点说明： 　　 （一）在其它工作的电脑上使用时，打开网络邻居，找到“电脑A”中的共享文件夹，打开共享工作薄文档，就可以同时编辑共享的工作薄文档。其它电脑一般不需要特别的设置。 　　 （二）可以将不同部门的数据单元格设置不同的颜色，要求在不同颜色的单元格里输入数据，以保证数据的准确性；还可以在旁边的单元格里输入信息，和别的部门人员及时互通信息，了解最新的工作情况。 　　 （三）编辑时文档将每隔5分钟刷新保存一次，并能够看到其它人在共享工作薄里更新的数据，如果想看最新的情况，可以单击工具栏的“保存”按纽，屏幕将及时刷新最新的数据。 　　 （四）用这种方式共享，共享的工作薄安全性较差。因为网上任何一个人都可以看到“电脑A”这个共享的文件夹，并可以删除和打开共享的工作薄，修改其中的数据。 　　 　　三、更安全的设置 　　 　　如果网络不大，安全性是有保障的。但如果在整个大的局域网，就要考虑一下安全问题。笔者经过多次实验，提供以下几种方法来保护共享工件薄。 　　●对共享文件夹设置用户和密码访问权限。如设置共享文件夹的用户和密码访问，只有会议组和查阅组成员才能访问这个共享文件夹，其它人不能访问文件夹。 　　●为共享工作薄设置打开密码和修改密码，进一步分清会议组和查阅组成员的职责。 　　●对工作表中的单元格设置密码保护(Excel2002以上版本才有此功能)，使各部门之间不能相互更改数据，保护好数据来源的正确性，并设置保护工作表。 　　●设置“保护工作薄”、“保护并共享工件薄”，进一步规范共享工作薄的使用。 　　以上四种保护机制可以较为放心的在局域网络中使用，下面就每个部分做详细的设置说明： 　　（一）共享文件夹的设置。 　　在Windows2000和windowsXP操作系统中，通过用户名和密码二重来保护共享文件夹。windowsXP要将简单共享设为复杂共享，方法：在“我的电脑”，选菜单栏“工具”，选择“文件夹选项”，在“查看”选项卡中，去掉“使用简单文件共享（推荐）”选项，点确定。以后的设置就同windows2000相同了。 　　1.设置用户名和工作组。方法：打开控制面板→管理工具→计算机管理，在弹出的“计算机管理”窗口中，打开左边窗口的“本地用户和组”→“用户”，右边将显示操作系统默认的一些用户，在右边的窗口空白处点击右键，点击“新用户”，弹出新用户对话框，就可以根据需要建几个新用户。设置密码后，勾掉“用户下次登录时须更改密码”，勾选“用户不能更改密码”和“密码永不过期”，单击“创建”和“关闭”按纽。 　　点击左边的“组”，打开本地用户组，将出现计算机本地的默认组名，在右边的窗口空白处点击右键，点击“新建组”，弹出新建组的对话框，可以根据需要建二个组，一个为可以添加修改数据的工作组(例子中命名为会议组)，一组为