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公文基础知识培训 2014年6月 目　录 一、公文常识、种类 二、公文格式 三、公文处理 四、请示、报告、函的写法 公 文 常 识 公文——具有法定效力和规范体式的公务文书。 公文处理——指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文的种类 股份公司的公文种类主要有九种： 1、决定 6、批复 2、通知 7、意见 3、通报 8、函 4、报告 9、会议纪要 5、请示 公文的格式 （一）公文体例和格式规范 （二）怎样对公文进行排版 （三）制发公文的流程 一、公文体例和格式规范 主要分三个部分： 1、眉首部份 2、主体部分 3、版记部分 公文体例和格式规范 一、眉首部分 眉首：包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。文头占首页1/3篇幅，下设横线与主文部分隔开。如果是党务公文，间隔线正中印有红五角星。 公文体例和格式规范 1. 发文字号 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号位于发文机关标识之下空2行，红色反线之上，用3号方正仿宋体字，左右居中排。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入； 公文体例和格式规范 ????2. 秘密等级 凡密级文件都要标注秘密等级和秘密期限，位置在文件首页右上角第1行，用3号黑体字居右标注。 吉林油田公司的商业秘密定为3级，统一采用如下方式标注： 吉油商密★ 吉油商密★★ 吉油商密★★★ 公文体例和格式规范 3.签发人? 签发人是指批准发出公文的机关领导人。主要用于请示、报告等上行文。一般由正职或主持日常工作的副职领导人签发。???? 位置：平行列于发文字号右侧。发文字号前空1字，签发人后空1字，签发人姓名用3号方正楷体。 公文体例和格式规范 二、主体部分（主要包括标题、正文、成文日起、印章等） 1. 公文标题 公文标题应当准确简要概括公文主要内容并标明公文的种类。 公文标题一般由发文机关、主要内容（事由）和文种三个要素构成， 即发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。 通常有红色版头的文件，由于版头已标明发文机关名称，标题中可省略发文机关，由事由和文种组成。 公文标题用二号方正小标宋体。行距用固定值35磅。 ——注意把握一点： 无论何时不省略文种。 公文标题中一般不用标点符号。当然“一般不用”也不是“一律不用”。除法律法规、规章制度外，书刊名称也可用书名号（《》）；某些表示特定意义的专用词语等，可用引号（“ ”）；有些需加注释或补充词语时，可用括号；有些特别情况可用顿号（、），如下例情况；但人名、单位名之间等不用顿号，用半格空开。 禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。 转发公文，如被转发文件的标题过长，可以进一步压缩文字，概括内容，但不可以其发文字号代替标题。 比如：关于转发吉林油田公司中油吉内控〔2008〕101号文件的通知。 转发上级通知，在其标题之后，可以不再标公文的种类，以免出现“通知的通知”。 2.主送单位 主送单位是指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称，位于正文上方，顶格排印。决议、决定、公报、条例、规定、意见、通报、会议纪要等文种，主送单位名称标注于印制版记上方，主题词下方，打“发：xxx”。 行政口：公司各站队、机关各科室： 党群口：公司各党支部（总支）： 3.正文 正文文字用3号方正仿宋体，公文用纸采用国际标准A4型，每页22行，每行28个字；行距为固定值28磅。 自然段落起头空两格。 对于“方案”、“计划”、“工作要点”、“办法”等非正式文种需要上报或印发时，必须利用正式文种（如报告、通知等）作为载体来行文。这类被载运的非正式文种内容应作为公文的主体，而不是附件。 5.发文机关署名、成文日期 发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称，列成文日期之上。各单位根据拟发文件等级在发文机关署名处标注本级机关名称，不标所属上一级机关名称。 成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。 成文日期位于发文机关署名下方，一般右空4字编排。采用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位。 6. 印章 公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。少数文种（如：会议纪要、简报、情况通报等）不加盖印章。印章为红色，顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。印章统一采用下套式，即端正、居中下压发文机关署名和成文日期，下弧边缘与成文日期下边相切。印章位置应盖在成文日期中间偏上位置，要求上不压正文，下不压日期（即：尽量露出日期）。