项目监理部文控人员的应知应会.doc

项目监理部文控人员的应知应会 --------学习公司体系文件《文件和资料归档管理规定》修改版和《项目监理记录填写统一规定》 一、引言 对于一个工程项目来讲，施工单位依据施工合同向建设单位提交建设装置实体的同时，还要交付完整的竣工资料才算完成合同内容。同样道理，单位依据监理合同向建设单位提供全过程监理服务的同时，也要交付完整的监理资料。监理文档资料作为监理输出的最终产品之重要组成部分，既可以反映出项目监理部工作效果的好坏和管理水平的优劣，也能够体现出项目监理人员工作态度的认真程度和业务技术水平高低，更是项目监理部及项目监理人员工作质量的真实记录。 《建设工程监理规范》GB50319-2000中对监理资料的要求是必须及时整理、真实完整、分类有序。我公司体系文件要求监理资料做到便于查阅、检索并确保其完整性和可追溯性。 公司体系文件对监理资料正确填写、签认、分类、整理、组卷、编目有着具体的要求，但从现状来看文件规定与落实执行差距较大，2008年公司归档的项目有河南晋开、宁波辰佳、寿光二期、南通有机硅、宁波万华甲醛、万华技改检修、万华多聚甲醛、重庆天元等八项，符合公司体系文件对监理资料基本要求可以达到归档条件的仅寿光二期工程资料一项。 正因为这样，公司组织了这次培训教育，目的是：通过本次活动让全体项目文控人员认识到自己本职工作的重要性，从而保持正确的工作态度；通过学习公司体系文件《文件和资料归档管理规定》修改版，使项目文控人员基本掌握监理文件的分类、整理、组卷、编目等业务技能，以便于顺利完成本职工作；通过学习公司体系文件《项目监理记录填写统一规定》使项目文控人员知道专业监理工程师和总监应该如何正确填写、签认项目监理记录表格，这样可以达到及时提醒、随时纠偏，确保项目监理记录填写规范，签认正确。 二、项目监理资料工作的重要性 1、项目监理资料：监理资料是反映工程成果的重要文件监理资料监理资料监理资料工程建设的全过程许多从事监理事业的有关人员，往往忽视了监理资料的重要性，认为只要工程实体达到有关标准即可。监理资料监理资料收集、形成作为参与工程的监理工作者，尤其要监理资料的重要性。员 （1） 接受总监理工程师或总监代表的指令，负责项目监理组的文件、资料的收集、发放、整理、编目、标识交工作。（2） 项目监理服务过程中需要受控管理的文件，应按监理项目受控版本文件得到有效控制。（） （）项目监理工作完成后，将应归档的文件、资料、质量记录进行整理、分类、编目、标识后交总监审查、归档。员员各部门应根据本部门的业务范围文件资料c) 工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备； d) 工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。 e) 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 f) 其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。 g) 专业监理工程师应审核工程监理文件的内容及深度是否符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 签认过的资料留出需交业主、当地档案管理部门和公司归档文件份数，尽可能保留原件，如为复印件在文件的适当位置注明原件存放的位置及复印人姓名、日期。 4.3.4 由项目监理部编制的文件（不含记录表格）应在醒目位置注明文件编号、名称、版本号、修订号、受控状态、项目监理部名称及印章、发布日期、编制人、审核人、批准人签字及日期等标识。（注：报表类文件无版本号、修订号标识）。 4.3.5 项目监理部编制的记录类资料，表格选用的优先顺序原则： a) 合同或业主要求； b) 当地建设主管部门或质检站要求； c) GB50319《建设工程监理规范》； d) 公司质量体系文件规定。 记录的填写应符合ZQS4-5《项目监理记录规定》的要求。 4.3.6 项目监理公用类文件和记录由总监/总监代表指定（兼）职文控人员按ZQS4-1《文件和资料分类编码统一规定》的要求编制文件编号或记录流水号。 4.3.7 监理文件由总监/总监代表指定专（兼）职文控人员随时按本规定4.2条的归档要求整理，装入档案（盒）中。 4.4 归档文件和资料阶段性归档 4.4.1公司本部各部门应根据归档文件和资料的使用状态，定期整理归档资料，并将其装入档案橱柜内。归档资料组卷可参照本规定4.4.2.2条的要求。 4.4.2 项目监理部归档整理要求 作为工程实施过程的重要记录，工程资料要具有真实性、完整性、准确性、可追溯性及记录人员的可查性。现场监理工程师应按要求对现场发生的文字记载收集齐全。 4.4.2.1 组卷 对于现