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论高校档案管理的现代化建设 　　[摘要]档案管理工作就是一个单位的文化建设。现代大多数高校都在不断地提高现代化水平，在档案管理中配置了一系列现代化设备，实现了办公数字化，促进了档案管理的现代化。健全档案管理制度，成立档案管理工作领导小组，配备固定专职档案员，形成以综合档案室为中心，形成档案管理网络体制，并将管理制度上墙，实现档案管理的制度化。 　　[关键词]档案管理 现代化 信息化 　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02 　　为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。 　　一、高校档案管理工作存在的问题 　　（一）管理不够专业 　　现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属涉密资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。 　　实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。 　　（二）查阅程序不够规范 　　部分档案管理人员没能对各种档案?猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼?理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。 　　（三）信息化不够完善 　　实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。 　　二、高校档案管理现代化的具体策略 　　推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下： 　　（一）加强制度建设实现档案管理精细化 　　“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。 　　目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现国家级数字化档案室。 　　“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。 　　数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。 　　高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA