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关于工程档案管理的几点问题 一、工程档案的相关术语 建设工程项目档案——是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，包括前期文件、施工文件（图）和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。 二、我司工程档案资料的形成和移交途径 1、前期准备阶段文件——由建设单位负责收集归档，我司总工办收集齐全后，移交至我司综合档案室归档； 2、施工过程文件——由施工单位形成、收集、整理、立卷后，移交至我司综合档案室归档； 3、监理文件——由监理单位负责形成、收集、立卷后移交至我司综合档案室归档； 4、竣工验收文件及决算文件——由施工单位收集立卷，和施工过程文件一并移交。 5、电子档案——(原始电子文件或纸质档案扫描件)由施工单位进行收集移交。 6、声像档案——由施工单位收集整理，和施工过程文件一并移交给我司综合档案室。 声像档案主要包括：照片、录像。 建设项目声像档案的收集归档 声像档案收集范围： 领导人和著名人物到重点建设项目视察考察活动的声像材料； 市领导到重点建设项目现场办公、指导工作和从事其他重要活动形成的声像材料； 重点建设项目的重要会议和重大活动中形成的声像材料； 反映重点建设项目的建设质量、消防安全等方面的声像材料； 反映重点建设项目建设前原始面貌和竣工验收后新貌状况等新旧对比等方面的声像材料。 重要的、典型的工序、验收过程中产生的声像资料。 三、我司档案管理要求 归档范围参照GB／T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》 、DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 。 档案整理组卷要求符合GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》 竣工图须符合《福建省建设工程竣工图编制办法》（闽建法【2002】104号） 照片档案的收集、归档参照GB/T11821-2002《照片档案管理规范 》 我司综合档案室接收和归档的档案资料，必须全部是原件。（施工及竣工资料形成的过程中至少要形成五套原件） 档案资料形成五套原件的原因 1、工程竣工后，报财政审核需要部分资料的原件（造价）； 2、工程竣工验收后，需要送厦门市城建档案馆一套档案（详见《建设单位资料归档范围和保管期限》）； 3、办理竣工备案手续时需要提交以下资料： （1）建设工程施工许可证--复印件2份； （2）勘察、设计、监理、施工单位质量检查报告--原件各2份； （3）城市规划竣工验收认可文件--原件1份、复印件1份； （4）消防、环保、民防验收认可文件--原件1份、复印件1份； （5）档案专项验收认可文件--原件1份、复印件1份； （6）施工单位出具建设单位按合同约定支付工程款证明--原件2份； （7）施工单位出具的工程质量保修书—原件2份； （8）住宅分户验收汇总记录—原件2份； 特别需要注意： 1、合同——至少需要签8份原件，甲乙双方各4份；建议项目部保存勘察、设计、监理、施工合同原件，以便办理竣工备案手续时移交厦门市城建档案馆； 2、监理文件——同一家监理单位监理不同标段时，建议将监理资料按照标段分开编制，以免归档时文件交叉，原件分数不够； 3、会议纪要——签到表原件一般要求保留在施工单位手上，以便归档使用（特别是重点工程项目档案专项验收的时候，一切资料都需要原件，因此要妥善保管原件资料）。 4、我司项目负责人和档案员、监理人员需要对施工单位进行监管，确保在施工过程中，档案资料不丢失、不损坏。以保证项目后期手续的办理进度。同时督促施工单位将档案资料电子版及时存档，并且备份，以便后续备用。 四、档案管理办法（要点） 施工合同及招标文件中明确档案资料的有关条款，根据国家档案局有关规定，项目竣工验收后3个月内必须办理档案移交手续。逾期未移交，我司将按滞后期扣除相应违约金（具体数额另请商定），同时要求施工单位配备有相应经验的专职档案管理人员。 项目经理对各自项目的档案工作负全责 ，对施工、监理单位的内业资料进行跟踪及定期检查 。 公司档案员须定期去项目施工现场指导、检查档案资料。 五、建设项目竣工档案的归档与移交程序 《中共厦门市委办公厅 厦门市人民政府办公厅关于印发〈厦门市重点建设项目档案管理暂行办法〉的通知》（厦委办发【2009】31号） 主要内容： 1、项目档案管理职责：建设单位要确保项目档案完整、准确、系统、安全和有效利用； 2、建设项目档案的收集归档：勘察、设计、监理、施工单位各自收集、组卷、移交。建设档案负责汇总。 3、项目档案管理：新开工的项目必须于项目开工3个月内向市档案局办理登记，并填报《重点建设项目档案管理登记表》一式三份。