世茂第一太平物业记录控制程序.doc

世茂第一太平物业记录控制程序 世茂第一太平物业记录控制程序提要：记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行 其它精品 世茂第一太平物业记录控制程序 1范围 本程序依据GB/T19001—2000idtISo9001:2000标准中条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核和评审等记录。 2目的 规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的依据。 适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提供的记录。 3职责 行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。 各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。 各管理中心（处）负责对管理中心（处）当年一般记录进行保存。 4程序 记录的确定、收集、分类 各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类保存。 公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录（指管理评审、体系审核）和一般记录。 记录的编码规定 品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。 记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行。 记录的填写、保管 填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，应盖更改章或签字。 需归档的记录，应由行政人事部（文档室）统一保管，并按要求装订成卷。 保管记录时，应编制《作业文件表格清单》，保管方式应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年初交行政人事部（文档室）保管，各管理中心（处）形成的一般记录由各管理中心（处）按行政人事部要求进行属地保管，并将保管记录清单造册交行政人事部。 记录的保管期限 员工资料的保管期限为长期（永久） 合同评审记录的保管期限为合同有效期后三年； 管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报告、供方评价资料的保管期限为三年； 员工培训记录表的保管期限为一年； 监控中心形成的录像资料（记录），保存（管）期为一个月； 行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文通知； 其他记录的保管期限为一年； 保管期限计算从记录形成次年开始起算。 各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部（文档室）。 各管理中心（处）形成的一般记录，由各管理中心（处）指定专人收集、保管、存档。 记录的保护、贮存 记录的贮存方式为袋装、盒装或磁盘存储，并设专人保管，以便存取和检索。 应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢失。 记录的检索 查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理人员说明情况，并进行查阅登记。 因工作需要，需查阅质量管理体系记录时，应先经所在部门经理批准后方可查阅。 外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信，经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。 在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。 失效及过期记录的处理 对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时销毁，但需编制《销毁文件清单》由行政人事部（文档室）留存归档。 质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。 记录的管理 各部门、管理中心（处）负责填写《文件表格清单》，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。 记录表格需更改时，各部门应相应更改《文件表格清单》，经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格清单及新表格交一份到行政人 世茂第一太平物业记录控制程序提要：记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行 其它精品 事部备案。 各部门、管理中心（处）应每年定期将《文件表格清单》更新一次，并对现行所使用的表格进行检查，防止使用作废表格。 各类记录表格随所属文件（包括程序文件、其他文件，如：管理规定、作业文件等） 一同办理审核、批准手续时，审核结果同样有效。 5相关文件 《文件控制