甘交院OA办公系统功能需求分析需求分析11.docVIP

甘肃交通职业技术学院 OA办公系统 解决方案 一．OA系统的作用 2 二．教务信息管理 3 三．行政公文管理 4 四．人事信息管理 4 五．流程管理 5 六．信息管理 5 七．信息管理 5 八．信息管理 6 十．工具管理 6 十一设置管理 6 系统运行环境 7 服务器客户端配置 7 一．OA系统的作用 对于学校单位的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。泛迅OA办公平台能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。 帮助学校单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。 二．教务信息管理 学校结构:支持学院系专业模式的划分,支持多校区的情况,可自由设置学院的组织机构层级类型采用office编辑器，良好的可视环境，可插入文件、图片、数据库、动画、视频、音乐等附件，支持图文编排系统。发布即刻显示在系统首页开通与关闭。Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，相关环节或者领导可以对需要办理的文件来在线编辑批示意见，这些意见在多人签署后，会自动在意见后面附上意见签署人、签署部门以及签署时间等。批示意见还支持领导通过手写笔录入意见，无需键盘操作，手写意见录入后，将保留签署人的原始笔迹，不会转换为计算机文字，相关环节的办理人员都可随时查询意见的内容。 四．人事信息管理 员工档案：对本单位人员的信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。 员工考勤：员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请、替班、倒休、加班，实现全员的网上考勤，并支持考勤不正常的原因说明（如迟到、未签退等）。外出申请、休假申请、出差申请的流程都可以自定义。每个员工都可以清楚地看到自己的考勤信息，领导可以查看下属员工的考勤记录，并能进行统计和分析。 五．流程管理 能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈，方便用户对出差、加班、请假、报销、客户投诉等表单进行有效的电子化管理；实现可视化表单自定义，用户无需了解任何技术，即可通过简单的几个按钮定制出用户想要的表单，并具备完善的表单统计功能，与工作流及权限管理的结合可定义出各种新的业务功能模块。可自定义各类任务和需要的属性。支持痕迹保留及附件上传，支持正文模板功能，支持表单模板。在办理过程中有权限的人可修改表单。可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。各种重要文献（包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理。 实现会议计划、审批、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果等内容作记录并整理会议纪要。同时该模块还对会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。 各类信息快速传递中心，能够达到实时发送、接收内部的各类实时信息，并以图像、声音等多媒体方式提示信息。 可由用户灵活设置栏目、栏目权限、栏目用户范围的BBS，在实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论组的功能。大大提高了内部交流的效率。查方便管理者进行各种分析决策 对企事业单位内日常车辆的使用进行管理，如车辆信息、出车申请、出车记录、驾驶员信息等繁杂信息的记录和处理，对车辆使用进行合理安排，对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用有效提高车辆的利用率有利于保证办公用品的正常。便于是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工可对文档进行分类，对各个文档类别指定相应的通过邮件功能、实现内部员工通过邮件进行日常工作交流。具备POP3邮件管理功能，可以实现对外部邮箱的管理功能。附加提供的地址簿功能，可实现与OUTLOOK邮件地址簿的相互转换功能方便管理者进行各种分析决策部门设置是系统运转的基础部分，通过根据本单位的实际情况设定部门、及各种职位 权限可实现对管辖范围的划分，同时对系统内部工作流转也将产生重要的影响。系统中的职位可以自由定义。在给单位员工分配角色时可以与实际情况一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职员工管理，通过员工管理，不仅可以详细记录员工个人信息、家庭信息、学校信息、联络信息、还可登记工作履历信息、上传相片，以及进行所属部门和担