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《四川英志职务说明书》 版本号：YZ-01 基本信息 岗位名称：行政文员 岗位编号： YZ-03-02-01-01 所在部门：行政部 工作地点：办公楼 职务类型：事务类 职务等级: 岗位人数：1 临时替代岗位： 可论调岗位：生产文员 可升迁岗位：办公室主任 直接上级职务：副总经理 直接下级职务：厨师、保安、保洁员 工作目标 主要目标： 其他目标： 公司行政文件档案管理仅仅有条、心中有数 来电、来客接待及时到位、热情、礼貌 办公固定资产有计划采购、提高财产使用效率、管理到位 监督好后勤人员履行自己的职责 根据制度规定做好后勤行政管理 协助各部门工作及时、到位 处理日常杂事及时、到位 董事长办公室整洁 工作概述 协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作 工作职责 1、行政文件的档案管理 2、来电、来客接待 3、固定资产管理 4、后勤行政管理 5、日常杂事 6、董事长办公室管理 工作活动内容： 职责一内容表述：行政文件类 名称 结果 难度 权限 承办 需报审 全权负责 1、起草各类行政通知 格式准确、表达无误、无错别字 一般 √ 2、打印、复印 及时、准确 轻松 √ 3、传真、信函、快递 传递、收发及时、准确 轻松一般 √ 4、行政文件的收集 1、收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。材料必须齐全、完整。认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 轻松 √ 7、行政文件的鉴定 从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、效能、文件名称等诸方面综合分析，判断其价值如何 轻松 √ 9、行政文件的销毁 相关负责人签字后方可销毁 一般 √ 10、行政文件的保密 符合文件保密制度 一般 √ 职责二内容表述：接待类 11、电话总机接线 热情、礼貌、及时转接、转告 轻松 √ 12、来客接待 热情、礼貌、及时联系被访问者、茶水到位 轻松 √ 13、来客就餐 及时通知厨师，及时用餐 轻松 √ 14、来客解说 思路清晰、表达准确 较难 √ 职责三内容表述：固定资产及办公用品管理 15、统计 各部门明细清晰、完整 一般 √ 16、采购 计划采购、定点采购、降低成本 一般 √ 17、申报 合理批准、以旧换新、提倡节约 一般 √ 18、领用 建立台账、以旧换新、提倡节约 轻松 √ 19、发放 建立台账、以旧换新、提倡节约 轻松 √ 20、调配 合理调配、资源效率最大化 一般 √ 21、维修、保养 及时报修、保养 轻松 √ 职责四内容表述：行政管理类 22、后勤人员管理 监督后勤人员履行工作职责 较难 √ 23、组织活动 会议、培训、团队活动的组织、计划、实施、协调、监督、总结 较难 √ 24、行政印章管理 按照规定使用、借用，做好台账记录 一般 √ 25、营业职责年审 按时年审 一般 √ 26、监督制度执行 新制度、流程等深入员工，形成习惯 很难 √ 27、突发事件 冷静处理、损失降低到最小值 很难 √ 28、协助上级 及时、准确 一般 √ 29、协助各部门 积极配合 一般 √ 30、宣传栏管理 及时更新、内容积极 一般 √ 31、车辆钥匙管理 建立台账登记 轻松 √ 32、政府部门 协助相关人员整理上报政府的资料 很难 √ 33、统计考勤 计算正确、留底、解决员工工资计算方面疑问 一般 √ 职责五内容表述：日常类 34、预定工作 票务、酒店、餐厅 35、网站更新 公司新闻及时更新 一般 √ 36、巡视 下班后对办公楼区域门窗、饮水机电源、电脑、水、灯巡视 轻松 √ 37、名片 内容准去、及时 轻松 √ 38、交费 每月按时交水费及电话费 轻松 √ 职责七内容表述：保洁类 38、监督 办公楼、食堂、住宿楼、保安亭、厂区公共区域环境卫生的监督管理 一般 √ 39、董事长办公室管理 地面干净、墙面无印迹、天花板无蜘蛛网、桌面茶几整洁无灰尘、厕所整洁、无杂物，一周至少3次 一般 √ 40、鱼缸管理 定期喂食、清洁海绵，一周至少一次 轻松 √ 41、花草管理 定期浇水，一周至少一次 轻松 √ 42、茶具管理 来客及时泡茶、加茶，客离开后及时清理茶几 轻松 √ 43、办公室清理 保持办公室整洁 轻松 √ 职责四内容表述：员工通用职责 工作 任务 1、认真执行公司各项规章制度和工作程序； 2、服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务； 3、做好工作记录以及记录的保管或移交工作； 4、按要求参加培训活动，主动提出合理化建议； 5、定期向直接上级述职； 6、保守公司秘密； 7、完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。 岗位在组织中的位置 （一） 内部