档案管理之计算机管理系统.PDF

中国月期刊咨询网 档案管理之计算机管理系统 摘要：科技的发展带我们走入自动识别时代，条形码技术属于自动识别范畴。它是随着电子技术的进步，尤其是计算 机技术在现代化生产和管理领域中的广泛应用而发展起来的一门实用的数据输入技术。它研究如何把计算机所需要的 数据用一种条形码来表示，以及如何将条形码表示的数据转变为计算机可以自动采集的数据。条形码功能强大，输入 方式具有速度快、准确率高、可靠性强等特点，在商品流通、工业生产、仓贮标证管理、信息服务等领域获得了广泛 的应用。 计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解， 建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理 水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。随着我国与世 界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管 理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。 关键词：档案管理、MIS、计算机管理系统 toward efficient, fast, and paperless direction. Key Words: file management, MIS, computer management system 中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号： 一、迅猛发展的档案管理数字化 1、 信息档案资源开发范围 电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档 案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别， 以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件 自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统档案管理受到信息传送技术限制，而企业档案 资源开发的对象是有针对性的，主要针对已有的资源和一定关系内的资源。如果在资源管理中引入信息化管理，将帮 助企业突破时间与空间限制，随时开展档案资源并提供服务。 2、 信息化促进企业管理精细化 中国月期刊咨询网 电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也 可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名 、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的 原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。 二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个 段，所以任何一阶段应用计算机技术不会对另一阶段的工作带来影响， 而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的 共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的 研究，开发文档管理一体化系统软件。第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系 统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。 三、电子文档的建立 电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健 主任指示；这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成 立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日期，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出： 要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》口试行稿在国家标准的基础上， 在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日至13日 ，国家档案局档案科学技术