答辩秘书工作参考.doc

答辩秘书工作参考 准备的工作及物品： 1、通信录---含评委专家、答辩研究生、会场主持人、摄像师。 2、答辩安排----见附件，报办公室，网上发布。 3、邀请函----见附件，与论文一并送评委专家。 4、评委论文------由学生提供，5—7本，答辩前2日提交，组织学生派送。 5、桌牌------ 共9--11个，其中主席1个，评委4---6个，主持人1个，秘书1个，（导师席1个，学生席1个），不标示名字，只标示名称。 6、桌布------1个 7、果盘------6---8个 8、水果----- 三种以上 9、茶水或咖啡 10、湿巾、纸巾 11、无糖茶点 12、条幅------由学院统一制作，学科负责悬挂。 13、中性笔、铅笔------评委专家和秘书用 14、审批表（三）------学生提供，用于专家签字，一式2份 15、酬金发放表------附件三， 16、答辩记录纸-------由学部到研究生院请领 17、表决票------由学部到研究生院请领 18、决议草稿------学生提供，只保留1份，答辩复评时由主席安排，评委分组修改。后交学生修改电子稿并上传办公室邮箱。 19、盲评书-----准备1份，用于复评进进行秘书宣读。 20、顺序表-----除专家用外，还要门上贴1个，格式同 21、答辩程序要求-----仅提供主席，由主席在开始前提要求 22、四合一文件夹-----答辩后由学生提供。 23、装订论文-------答辩后学生提供，检查导师签字、本人签字，博士论文有主席及评阅人。 24、申请表封面、（一）、（二），审批表（一）、（二）。博士有在学期间政治思想鉴定。答辩后5日内收齐。思想鉴定要有戚书记签字及党委章。 25、经费------答辩前由办公室发放（今年上半年执行，以后学科自行处理） 26、报销外请专家机票、住宿费等 工作步骤： 掌握人员情况，建立联系。一定要本人通知到专家，并建立电话联系，明确时间地点及来送方式，如需学院派车要及早确定。同时告之学生本人的办公地点并建立联系。 尽快做好答辩安排，并上传办公室，以便做海报和发布信息。 答辩前2日收论文并组织派送。可组织学生分组派送邀请函和论文。收盲评1份，申请表（三）1式2份，决议草稿1份。 答辩前1日领条幅、桌布、答辩记录纸、表决票、酬金。准备会场材料（答辩程序、顺序表等）。桌牌、果盘要提早到综合办借。 答辩前1日下午布置会场。准备水果饮料等。教室电脑投影一定要提前试用。 答辩当日要提醒评委按时到场，提前30分钟组织答辩人员考PPT并试用。熟悉答辩程序，认真做好记录。 答辩复评时，特别注意专家签字审批表（三），导师不能签自己学生，错签将无法补外请专家签字，也不能有任何涂改。可事先用铅笔标注XXXX不能签字提示。 专家修改决议草稿后，要当场返还学生，以便学生及时上传电子决议稿。 午餐，工作日专家在教授食堂就餐，非工作日学院另行安排。 合影，由杨举老师安排摄影组人员负责。 撤场，每个教室最后一组应做好撤场工作，恢复教室。 会餐，通知答辩评委、答辩人员及其导师会餐时间地点，提前联系接送车辆。 答辩后5日内收齐四合一电子文件夹１份，申请表及审批表，思想鉴定，毕业论文。 参考对答辩研究生的通知要求： 10. 6月8日前，2012年上半年学位论文答辩截止（答辩日期安排另行通知）。 答辩具体要求： ①答辩前进行预答辩，准备PPT，陈述时间严格控制（博士15-20分钟内，硕士10-15分钟内），提问时间由答辩主席现场控制。 ②答辩前3天向本学科组答辩秘书提交论文，论文由秘书统一安排答辩人员送至答辩委员。材料要求：装订论文（博士7本，硕士５本）、审批表（三）答辩评委主席及成员签字页2份（在个人管理系统内打印），答辩决议草稿（附件十）（博士8份，硕士6份，要求控制在300字至500字间）。 ③答辩会开始前30分钟必须到会场，拷PPT并测试。要求答辩人员必需着正式服装（男士西服或衬衣＋领带，女士庄重即可）。答辩结束后学院安排集体照像，其它活动现场通知。 ④答辩后将修改后答辩决议稿（决不能超过博士800、硕士500字数），请当日或次日发至xmsykyb@163.com以便学院进行系统录入（应系统录入后才能打印学位材料）。 ⑤答辩后5日内向本学科组答辩秘书提交： A、修改后答辩决议稿、电子论文（名字、日期、评委等要填全）、ＰＰＴ、电子像片（学位证用）四合一电子文件夹１份。 B、学位材料一览表及所包含材料（附件十一）。 C、修改后论文（博士精装３本、简装２本，硕士简装４本，导师签字要全）。 D、按要求在管理系统中上传论文及照片（专业学位人员照片单独提交2张小二寸蓝底），在图书管理系统中上传论文。 ⑥根据研究生处安排填写研究生毕业签定材料并办理毕业手续。 A、全日制研究生提交《吉林大学研究生离