文件与资料控制培训教材.pptVIP

文件遗失 如不慎将受控文件遗失，需填写《文件遗失单》交由文控中心，如该文件已作废，则无需申请补发，只需在《文件收发记录表》上备注遗失，如该文件仍有效，文控中心需按照《文件遗失单》进行补发并在《文件收发记录表》上登记。 ISO9001:2015、ISO14001:2015、IATF16949:2016 编制人： 日 期： 文件的重要性 文件的重要性 文件管理的目的 文件的指导思想 纲 要 文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型 文件编制、审批权限 文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存 文 控 职 责 对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存； 范围 APPLICATION申请/编制 APPROVAL 批准 ISSUANCE 发行 CANCEL 取消 RECALL 回收 UPDATE 更新 RETENTION 保留 CHECK检查/审核 文件控制范围 文件级别 * 文件控制方法 文件控制流程图 受控文件类型 手册 程序文件 操作规程 作业指导书 工艺工序指导 检验标准 APQP FMEA 年度质量目标 技术标准 工艺流程 管理制度 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料 年度管理评审 表格 文件编制、审批权限 文件类型 编制、修订、废止 编号提供 审核 批准 备案部门 文件分发、回收 一阶文件 体系工程师 文控中心 副总经理 总经理 文控中心 文控中心 二阶文件 过程主导部门/体系工程师 文控中心 过程部门最高管理者 副总经理 文控中心 文控中心 三阶文件 相应的职员 文控中心 班/组长 部门最高管理者 文控中心 文控中心 表单 编制部门 文控中心 部门负责人 / 文控中心 文控中心 因二阶文件是公司的程序运作文件，须由相关过程部门起草，由体系工程师统一整合编篡。 行政部与财务部编写的公司管理制度类三阶文件，审核人须是部门最高管理者，批准人须是总经理。 Who 谁来做 What 做什么 Where 在什么地方做 When 在什么时间做 Why 为什么做 How做得结果 -流程描述与实际不符 -缺乏异常情况下处理流程 -文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见 -各文件间同一管理内容规定不一致，使操作者无法遵守 -未定期进行文件复审 课堂练习 车间制定的工作计划： ①车间的任务：如何提高成品率 ②时间安排：1个月 ③人员：车间全体员工 ④所需部门：原材料仓库、生产部、质量部 ⑤奖惩制度：颁发证书、奖金 这份计划书存在什么问题？ 文件编号原则 文件编号原则 文件编号原则 文件的分发、回收与生效 新文件制定和现有文件修改的时机，但不限于： a)内审和管理评审会议后的决定 b)体系的需求 c)新产品工艺开发和产品过程更改 d)顾客投诉 e)纠正预防措施的改进 f)客户更改工程标准 文件的分发、回收与生效 一阶、二阶、三阶文件申请受控时必需要填写《文件申请单》，文件的分发部门以及份数以《文件申请单》为准。 文控中心在收到文件连同《文件申请单》确认格式无误后,会在两个工作日内安排受控分发，按照《文件申请单》上的分发份数进行复印并装订，同时在复印件上盖上“受控文件”章，文件在分发时需要填写《文件收发记录表》,同时在文件控制群中通知各部门文控助理领取该文件,如文件升版，还需通知使用部门以旧换新。 文件的分发、回收与生效 各部门指定一名文控助理，由专人对接文控中心，文控助理在文控群内收到通知后，需于2个工作日内来文件中心领取并在《文件收发记录表》上面登记；如文件升版，使用部门需将旧版文件立即退回给文控中心，并在《文件收发记录表》上登记。 文件的作废及销毁 文件已不符合现有要求时，发文部门对文件进行修改后升版，填写《文件申请单》连同文件一起交由文控中心，文件受控分发后，该文件的前一版本作废； 随着公司的运行，该受控文件已经不适用，需要废止的，由发文部门填写《文件申请单》勾选“废止”一栏并交由文控中心，文控中心收到申请后需在文控群中通知相关的接收部门退回该文件，并由文控中心统一对该文件作废销毁。 文件申请单样版 临时文件的管控 临时文件仅针对研发阶段及近似常规产品初次批量生产时使用的相关指导及技术性文件 临时文件经过技术部最高管理者核准后生效，