校舍档案文件材料的收集-宝应教育网.ppt

案卷标题一般由作者（责任者）、问题（内容）、名称（文种）组成。它起到画龙点睛的作用，可用介词：“关于”、“有关”、“对”和助词“的”、“方面的”连接起来，这种结构从语法角度表示为： 案卷标题= 作者十问题十名称 拟写案卷题名的基本要求：一是要研究案卷的主要内容和成分；二是要有一定概括能力，简练、概括、准确，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，字数一般控制在30－40个字以内，以不超过50个为宜。 （五）、填写案卷封面 1、全宗名称栏。即案卷封面最上一栏，填写立卷单位名称。如“宝应县安宜镇教育办公室”，内容和单位公章一致，统一章盖。 2、类目名称栏。即案卷封面第二栏，填写案卷类目名称，即：校舍档案。 3、案卷题名栏。即案卷封面第三栏，用来填写案卷题名。要根据卷内文件制发单位来确定，填写时第一行空两格，回行顶格书写。案卷标题内作者、问题、名称只能用“、”号隔开，不能用其他号，最后不用标点符号，责任者一般只用2-3个主要的，如责任者较多可加等。 4、时间栏。填写卷内文件的起止年月，如2013年3月至2013年5月。 5、保管期限栏。盖章填案卷的保管期限，统一盖永久章。 6、件、页数栏。填写案卷有几份文件和案卷的总页数，见卷内文件目录。 7、归档号栏。空着不填。 8、档号栏。填写案卷卷脊标签内容，有全宗号、目录号、案卷号，和案卷标签一致。 （六）、贴标签 校舍档案保管期限全部为永久，红色标签为永久。 贴案卷脊背处，距档案脊背向上3cm。 标签为四线格，第1格全宗号，各校办室用县教育局全宗号444向下延伸，加各教办室顺序号，如：安宜镇教办室4441，如第14个镇为4414，省去前面一个4，不能起过4位数。第2格为目录号，统一填写1，第3格为年度号，填写4位数字即2013，第4格为案卷顺序号，从第一卷1开始编流水号，一律用碳素墨水书写或打印。 （七）、编制案卷目录 由案卷目录和卷内目录组成，用统一的目录夹装订成册，一式两本，本单位一本，和档案移交档案馆一本 同时刻录档案目录光盘两张，一张单位保存，一张移交县档案。 （八）、装盒 用4公分档案盒存放，卷盒封面盖教办室章，另加校舍档案字样，盒脊大标签和四线格小标签统一按安宜教办室。 宝应县校舍档案整理方法、程序和要求 ——宝应县档案局 苗广远 联系电话短号681580） 一、校舍档案文件材料的收集 中小学校舍档案是学校档案的重要组成部分，它记录和反映了学校建立、建设和发展变迁的历史过程，是学校对校舍进行规划、管理和使用的依据。保管好校舍档案，对了解学校的建设历史，改建、扩建、维修和查勘校舍，处理有关权属纠纷，保护学校财产的完整和安全等都具有十分重要的意义。 校舍档案不是学校档案室自己产生也不是由档案工作人员自己编写的，而是对历史形成的和正在进行的校舍设施建设和维护管理活动中直接产生的校舍文件材料进行收集形成的。它产生于各个基层学校或负责基建的个人手中，来源分散、数量较多。长期以来，校舍设施建设和维护管理的文件材料疏于收集管理，除少部分纳入档案室外，有相当部分保存于各部门和个人手中，既发挥不了应有的作用，更容易散失。有的校舍档案材料已经散失，造成无法弥补的损失，对校舍档案建设和维护学校利益造成了一定影响。 校舍档案的形成是有一定的客观规律的，在校舍档案的收集过程中，要掌握和了解与学校有关的单位和部门会产生哪些校舍档案，其形成和归档的大致时间和内容。在此基础上，校舍档案管理人员要积极主动地进行收集，并经常深入到与之有关部门调查研究，了解情况，进行材料的收集、归档和保管，只有这样，才能及时、完整地收集到高质量的校舍档案。因此，这次整理要下大决心进行收集，对历年的基建材料进行收集，尽量收齐、收全，按规范整理交县档案馆永久保存。 二、校舍档案收集的内容 （一）、综合类 1、工程实施方案 2、工程领导小组和办公室组成人员名单 3、工程路线图和时间表 4、工程年度实施情况总结 5、月报表 6、工程简报、快报 7、上级部门印发的各类相关文件 8、本级部门印发的各类相关文件 9、下级部门的相关请示和批复 10、学校简介 11、学校整体规划 12、学校整体设计方案 13、工程实施前后校园平面图 14、工程实施前后土地校舍情况总表 15、工程实施前后校舍基本情况明细表 16、校舍场址安全排查报告 17、其它 （二）、规划和经费类 1、工程总体规划 2、辖区内学校布局调整规划 3、工程年度实施计划 4、工程经费预决算 5、其它 （三）、监督检查 1、工程日常监督检查办法 2、监督检查具体实施方案 3、监督检查记录 4、专项监督检查报告 5、其他 （四）、项目类（按项目立卷） 1、工程准备阶段文件