档案管理计画概论.ppt

環境分析 方案評估階段 事前評估：需求性、可行性、 妥適性、關聯性、 配合性及效益影響 事中評估：過程、執行進度 事後評估：成果 研(修)訂中程計畫、中程個案計畫 環境分析與需要評估 選定優先發展課題 設定中長程目標與策略，研擬計畫 個案計畫依業務需求訂定，並進行現有政策及方案檢討，並敘明資源需求 檔案管理規劃，是要有系統有效率地推動案業務。 研訂檔案管理計畫，不僅能循序推動檔案管理業務，還能協助長官瞭解檔案管理內涵，並進而爭取資源，提高服務水準。 檔案管理規劃應事先確認欲解決的問題與需求，將管理檔案的想法與做法具體呈現在計畫文件，計畫執行者及目標群體要能共同參與並有效溝通，以形成共識，才能相互配合，有效率地管好檔案，做好檔案應用服務。 * * * * * * * * * * 需要評估~運用差距分析 既 現有狀況 新策略 理想服務水準 計畫服務水準 差　　　　距 預期服務水準 有 策 略 需要評估(need assessment)：係確認及估算特定地區民眾需要程度之方法評估。 差距分析(gap analysis)：分析「目標群體所渴望的狀況與現實之間推斷的差距」或「既有方案尚未能滿足的需要」。 * * 需要評估資訊的蒐集方法 可結合定性與定量方法運作，收集較佳的資料以利評估。 定量方法包括：檔案盤點、問卷及調查等。 定性方法則包括：焦點群體座談、個別訪談等。 常用評估方法：調查法、訪談、焦點群體座談、社會指標法、其他（如德菲法、文獻分析法、進行環境掃描、未來情境描繪、因果分析、運用數學模型、實地訪查、觀察、公聽會或工作分析等方法)。 * * 目標設定要領 組織全體同仁共同參與，建立價值共識。 確立目標年期，指出何時達成目標，及享受計畫成果。 目標應簡明易懂，以市場為導向( market orientation )， 選定目標群體。 將目標轉化為具體可衡量的關鍵績效指標(Key Performance Indicator) 。 目標指未來所欲達成的情境或希望改變的程度，也指出未來業務的努力焦點，並配合組織任務、價值觀與策略性願景，並與未來發展問題與機會關連。 * * 替選方案分析 新興方案之規劃，主要透過替選方案分析(alternatives analysis)途徑，思考及產生替選方案，宜妥為選擇替選規劃基準與干預方式，並運用成本效果(益)分析與評估基準檢核表法等評估方法，選擇相對滿意方案。 為獲取大量替選方案，可善用循環的評估途徑(cyclic approach)與創新思考，並有效運用腦力激盪、 開列計畫屬性，進行替選方案研擬組合(Attributes Listing) 與計畫裁剪法(CASPAR)及小規模試辦等方法，透過數個循環的方案構想、方案形成、組合、評選與重新組合之交替過程，整合不同方案特色與優點，形成較佳方案。 * * 捌、中程計畫作業 * * 玖、結語 * * 謝謝 聆聽 * * * 您服務的機關庫房是長什麼模樣?左邊?中間?還是右邊? 如何讓您的機關檔案管理從倉庫變成檔案庫房,進而演變成理想的知識寶庫,這是您最主要的任務. 要達成的這個目標,您就需要擬計畫按部就班地完成各項檔案工作. * 為什麼要編列檔案管理計畫呢?理由如畫面所示. * 行政院主計處於90年2月，依據前揭預算法第33條規定，訂頒「中央政府中程計畫預算編製辦法」，揭示政府策略計畫體系包含「長程願景規劃」、「(部會)中程發展策略及相關個案規劃」與「年度施政規劃」三大層級。(詳閱圖1) * 先談規劃的類別與層級,依規劃環境之不確定性程度與內容焦點區分，可區分為策略規劃、方案規劃及作業規劃，發展出的文件例如：策略、方案、作業計畫。 * * ※方案管理包含方案的規劃分析、決策、執行，然後加以追蹤考核與評估，決定是否需要修正原先方案或採取必要的糾正行動；為進行方案執行之考核與評估，應建立管理資訊系統，進行方案執行過程監督與成果評估，並累積方案規劃、評估與相關執行經驗，以利知識管理與資訊應用。 ※Harold Kerzner認為，為有效完成工作，方案管理者必須「設定目標」、「建立計畫」、「整合資源」、「配置人力」、「進行管制與問題指導」、「提供執行誘因」、「創新替選行動」及「保持彈性」；成功的方案管理，應於特定的時間與成本限制之下，有效應用分配的資源，以達成原定成效目標與期待的執行水準。 * 計畫內容重點係對活動內容的陳述 產出的是貨品或服務 對於影響及效果要做事後評估 * 方案---Program 分支方案-----Project 工作要領---tasks或activities 這是專案管理最重要的概念---工作分解結構(WBS) 對於較複雜的統合性方案，於進行方案分析與設計之前，須配合主要目標、中程