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油田公司机关网上报销系统》
PAGE \* MERGEFORMAT 10
《网上报销系统》使用概述
一、系统概况:
网上报销系统具有覆盖广、网络化、易操作、流程清、控制严等特点,并最大限度满足用户需求,为财务信息化建设提供更加强力的支持。网上报销系统报销流程如图所示:
二、用户登录:
在IE浏览器地址栏中输入 HYPERLINK http://expenselocal.petrochina/ http://expenselocal.petrochina/,即进入系统登录页面(油田公司网站首页有相关的链接):
以注册的中油(Ptr域:)用户名登录网上报销系统,学院网控中心已为每位职工注册了邮箱,其密码与邮箱相同,登录后请修改邮箱密码并核对个人信息,邮箱密码可以在油田公司首页“个人邮件”修改。
欢迎界面默认为“任务管理—待办单据列表”的页面:
一般用户具备基本的任务管理功能、报销业务和查询功能。
1、任务管理:
主要包含三个子功能:待处理单据和已处理单据和修改本人信息。
待处理单据:
(1)临时保存——填写不完整、尚未提交的单据
(2)审批退回——修改已提交但审批未通过的单据
已处理单据:
(1)单据状态查询——查询用户已提交单据的审批状态
(2)单据信息查询——历史单据详细信息查询
(3)撤销提交——撤销已提交但尚未审批的单据
(4)打印——打印已审批通过但尚未审核的单据
2、报销业务:主要实现以下功能:
(1)差旅费报销
(2)会议费报销
(3)招待费报销
(4)办公费报销(办公费,培训费,资料费)
(5)借款申请
(6)还款申请
以上六项外的探亲费报销、专项费报销、医疗费报销、运费仓储费报销暂不使用,等条件成熟时再投入使用。
三、一般用户业务办理(以差旅费报销为例):
职工发生了差旅费,进入单据填写主页面,据实填写单据各项信息,准确选择相关预算,并选择提交或临时保存,系统不提供自动保存功能。
系统提示功能全程辅助用户填写单据,在用户保存或提交单据时,系统会自动提示用户某环节填写不当、缺失,为用户正确填写、提交单据提供最大保障。
所属预算必须选用,出差事由必须填写,如果多人出差可以在第三项中增加人员,交通费用中分别填列发生的各类票据的实际金额,多人出差发生的住宿费用,要在每个人之间分配,合计分配金额要与住宿费的总额相等。油田公司下发了新的差旅费报销与补助标准,出差人员根据新的标准填列相关补助。
如果前期有借款,系统可以自动提示借款余额,可以在第八项中选择冲销,如果没有输完相关相关信息,可以临时保存单据,下次登录时继续填写。
职工要选择相关部门的负责人及学院领导审批,如果业务部门审批中没有要选的负责人,可以显示全部的审批用户从中查找。
单据提交后,可以在提交单据列表中看到申请进行到了哪一步,如果单据退回,可以重新修改再作提交。
四、学院领导及科室长审批
职工提交申请后,部门负责人才能在待办单据中看到相关的申请。审核相关信息,提出意见。
审批用户不但具备一般用户的基本权限,还具备对一般用户提交单据的审批权限。
审批用户在登录系统后的欢迎界面即待处理单据功能下,系统会自动显示需要审批用户审批处理的单据,审批用户通过点击待审批单据的出差事由进入单据详情进行审批。
审批用户有手写的签名,需要安装软证书以确认身份。安装软证书有单独的文件进行说明,见附件2(打开IE浏览器,在地址栏中输入地址: HYPERLINK http://rms.petrochina/certsrv/ http://rms.petrochina/certsrv/,出现登录窗口,输入审批人的用户名和密码,用户名格式为:PRT\XXX ;其中XXX为中石油邮箱用户名的前缀,密码为邮箱密码)。
可以在审查审批意见中说明单据不予审批退回的原因,常用语是日常审批中经常使用的词句,可以在个人信息处进行增加和定义。审批者可以通过勾选的方式对交通费用、住宿费用、其他费用逐项、逐条审批。系统自动记忆审批者键入过的审批用语,以便审批者下次审批时调用;历史审批意见下,系统显示各级审批者对本单据历史审批意见,为当前审批者提供参考。
部门负责人登录审批页面:
学院领导登录审批页面:
(1)
经财务科长审批后,会计人员才能见到最终的报销信息。
财务会计人员登录核销业务页面:
如果信息中存在错误或原始单据有误,会计人员有权要求经办人重新办理
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