档案管理方案改 3.docVIP

档案管理方案 在建筑工程中，档案资料管理是工程项目重要的组成部分之一，同时它也是工程竣工验收的必备文件，对工程的建设、施工、改扩建起着重要的监督指导参照作用。渝欧公租房公司对于工程的档案资料管理高度重视，为了让我司工程资料的管理能更规范化，特制定本方案。 在档案资料的收集、整理、归档、移交等工作上，以“一次性达到重庆市档案资料验收规范标准，并满足我司档案资料相关管理要求”作为档案资料管理工作的重要指导思想。 档案资料的收集与整理 档案资料应由专职或兼职资料员进行，并应注意资料的收集与工程同步，妥善保管。 1、档案资料管理人员应主动收集齐全所有工程资料原件。 2、所有资料应根据分类建立查阅目录，并即时进行编码登记，编码须按顺序用阿拉伯数字书写。 3、档案资料整理时书写的字体必须是仿宋体且字迹清晰工整。 档案资料的分类 一般档案资料可以按照工程项目名称进行分类，在同一项目内，又可按实际施工的时间先后顺序进行划分，具体还可以按照工程资料产生的阶段进行分类： （一）、前期控制资料 1、 勘察、测绘、设计文件 1)工程地质勘察报告 2）初步设计图纸和说明 3）技术设计图纸和说明 4）审定设计方案通知书及审查意见 5）施工图及说明 6）设计计算书 7）政府部门对施工图设计文件的审批意见 2 、招投标文件 1) 勘察设计招投标文件 2）勘察设计承包合同 3）施工招投标文件 4）施工承包合同 5）工程监理招投标文件 6）监理委托合同 3 、 开工审批文件 1)建设工程规划许可证及附件 2）建设工程开工审查表 3）建设工程施工许可证 4）工程质量监督手续 4、 建设、施工、监理机构及负责人 1)工程管理机构及负责人名单 2）工程项目监理机构及负责人 3）工程项目施工管理机构及负责人 5 、监理文件 1)监理规划 2）监理月报表中的有关质量问题 3）质量控制 4）分包资质审核 5）监理通知 6）合同及其它事项的管理 7）监理工作总结 （二）、过程控制资料 1)施工组织设计及其它专项方案 2）图纸会审纪要 3）施工日志 4）工程图纸变更记录 5）工程质量检查评定记录 6）质量事故及处理记录 （三）、 竣工验收文件 1.1)单位工程质量验收记录 2）竣工验收证明书 3）竣工验收报告 4）竣工验收备案表 5）工程质量保修书 2、 竣工图 1)建筑竣工图 2）结构竣工图 3）装修工程竣工图 4）电气工程竣工图 5）给排水工程竣工图 6）采暖通风空调工程竣工图 7）燃气工程竣工图 3、 来往函件 1)监理公司来往函件 2)与施工单位来往函件 4、 现场签证资料 1）工程量收方记录 2）零星记工 三、资料的收发 1、须下发的公司文件或资料由档案管理员在发文簿上登记并要求接收人签字。收到的设计类、技术类文件由档案管理人员签收并登记，其它涉及经济、工期的相关文件及函件由工程部经理审阅同意后签收。 2、档案资料管理员在收到文件后，应立即将文件交工程部经理审阅，并根据需要复印送达相关人员。 四、资料的保存与管理 1、档案资料收集整理分类后应放入相应的档案柜，以备存查。 2、档案资料柜的钥匙由档案管理人员保管，不得外借他人。 3、工程部其它人员须使用或借阅档案资料的，应在档案管理员处登记，并及时归还。 4、 为了便于查找资料的份数、日期及明确责任人，应雕刻专用的图文章，加盖在相关的档案资料上，使人看了一目了然。 5、工程完工备案后，将工程档案资料完整移交公司档案库封存。 五、档案资料的归档工作 在对档案资料收集整理完善后，严格按照《重庆市城市建设档案管理验收规范》（DBJ50-129-2011、重庆市人民政府令第240号）及我司在档案资料管理工作上的相关要求分类进行整理归档。必要情况下，还需将归档完成后的资料按档案验收规范相关要求进行整理装订成册。 六、档案资料的移交工作 　 在档案资料移交工作上，要突出三个方面工作。1、及时性，工程档案资料的承接人员是第一责任人，承接单位的领导是主要责任人，承接单位应该负起工程档案接收后，“在第一时间内，通知相关专业的验收人员、资料使用部门或单位以及具体负责档案管理人员参加统一验收和接收”的义务；在移交过程中要打印移交清单，使交接工作有据可查，同时做到上不清下不接；2、阶段性，在一个技术项目完成或告一段落后，负责单位都要及时整理项目系统资料，由技术主管审查后及时向档案管理部门移交归档，在技术人员移交工程档案时，交接双方应该按规定办理交接手续，并签字归档备查；3、完整性，因为运输原因造成工程档案接收单位在接到资料时已经破损、缺失，接收单位应该以书面形式向档案管理部门说明情况并及时与工程档案来源单位沟通、增补缺失部分，确保工程档案的完整、齐全、无损和满足正常使用的需要。 　 另外，对于一些特殊