文件管理规定 01.docVIP

徐州浩通新材料科技股份有限公司 HT/WI/IM/PL-01！！！！！！精品文档，值得下载，可以编辑！！！！！！！！！ PAGE  ！！！！！！精品文档，值得下载，可以编辑！！！！！！！！！ 文件管理规定 1 目的 通过对文件的编制、更新、授权、保管等工作作出规定，以确保文件的管理在现阶段是较适宜的，为实现“文化统一、职责明确、流程清晰”的管理目标提供支持和保障。 2 适用范围 公司所有文件的编制、更新、授权、保管等工作的管理。 3 术语与定义 文件：公司以文字、图示等描述对管理或业务的要求，按照规定程序审批发布的文档，是公司集体意志的体现（公司内部的“法律”），公司员工应按规定执行。 4 职责 4.1 董事长/总经理 4.1.1 董事长，审批董事会职责范围的文件； 4.1.2 总经理，审批公司日常经营管理的文件，审批所有文件的授权。 4.2 综合部计划科，作为文件管理的总责部门，下设档案员，负责文件的管理。 4.3 各职能部门（子公司）/人员 4.3.1 作为文件的主责部门，负责文件的编制、修订； 4.3.2 作为文件主责部门，下设档案员，负责文件的上传、打印、分发、回收和销毁； 4.3.3 作为文件管理部门，下设档案员，负责保管文件的管理。 5 程序要求 5.1 管理原则 5.1.1 文件，应针对工作中的问题，能够防范错误； 5.1.2 文件要求应适度，既要较现有人员的素质高，还要确保其通过努力可以实现； 5.1.3 文件应有持续性，在一段时间内应相对稳定； 5.1.4 文件的保密和保管，由管理部门负责：非经审批，严禁打印、复印、电子版复制文件，严禁非公司人员接触；严禁私自涂改、标注、折叠、损毁，防止受潮、变质。 5.3 文件编制要素（包括5W1H） 5.3.1 正确的目的（why）； 5.3.2 确定的适用范围（where）； 5.3.3 对易产生歧义的术语，应通过定义统一认识； 5.3.4 清晰的方向（idea），“做社么”（what）； 5.3.5 明确的职责（who）； 5.3.6 严谨的流程（how），确保“同层次不同的人做同样事，同样结果”； 5.3.7 准确的节点（when），以确保整体的协调统一。 5.4 文件的编制和更新 各部门/人员，有编制、更新文件的需求时 5.4.1 应立即告知部门主管、中管、分管高管审核（必要时通过《意见表》）； 5.4.2 经审核确定的需求，连同确定的文件主责部门，应立即上报对应的审批人（总经理或董事长）； 5.4.3 审批后，主责部门应立即纳入工作计划，并按照计划编制、更新文件 5.4.3.1 从相关部门处汇总有益信息，是有效工作的关键； 5.4.3.2 常态应于3个工作日内完成。 5.4.4 经主管、中管、分管高管审核后，报审批人； 5.4.5 文件审批后（常态3个工作日内），应交由主责部门档案员，及时上传到“文档库/档案/文件/主责部门”目录下。 5.5 外来文件的管理 5.5.1 各部门/人员，收到外来文件，应及时将适宜文件传递给建议主责部门（或子公司）； 5.5.2 主责部门（包括子公司），应及时评判文件的适宜性并标识有效内容，报总经理审批 5.5.2.1 有效内容的标识：纸质版，铅笔、直尺在相关文字下画线；电子版，相关文字描红； 5.5.2.2 外来文件右上角，签字笔标注文件编码。 5.6 管理要求 5.6.1 文件，作为公司内部的“法律”，主责部门档案员，应向全员授权，向审核、审批人授予下载权，相关信息应交由计划科档案员，在《文件信息记录》（在“文档库/档案/文件/文件信息记录”目录下，对公司全员授权）上登记； 5.6.2 各部门，在确保文件得到贯彻执行的前提下，可只要求部分人员学习（干部除外），并由部门档案员在《文件管理记录 管理部门》（在“文档库/档案/文件/主责部门/文件管理记录”目录下，对公司全员授权）上登记相关信息； 5.6.3 主责部门，可考量各部门的需求，完成文件的打印、盖章、发放、回收； 5.6.4 文件日常由部门档案员统一保管 5.6.4.1 文件盒、文件夹名称为“HT 主责部门”，同一文件夹只能保管同一部门（一级部）的文件，并按照“主责部门—文件等级—序列号”排序； 5.6.4.2 生产部门（检测、研发、设备）主责文件的文件夹抽杆为绿色、行政部门灰色、外来文件黄色； 5.6.4.3 班后学习文件，应使用文件夹（可专人专用）保护，借出时应经部门审批，严禁私下转借。 5.6.5 员工入职，部门应及时确定其学习要求；员工离岗一经确定，应立即回收其所有纸质文件。 5.6.6 主责部门的文件若基本确定，应打印《档案目录》（由部门档案员上传到“文档库/档案/文件/主责部门/部门”目录下，对部门主管授予下载权），下发各部门作为文件夹首页。 5.6.7