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医院采购部工作流程
采购管理制度与工作流程
目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。
适用范围:
适用于本医院采购管理。
三、内容:
1、 总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。、 流程---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库------财务结算
采购流程图如下图所示:
1) 采购计划采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 供应商的选择和考核供应商的考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。询价、比价、议价 合同的签订买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。交货验收采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。质检货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。财务结算货物入库后,财务结算3、申请商品采购流程图
1)各部门提出采购需求,
2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报院长、财务审批;
3)审批通过后,由采购主管下单。
4、申请付款流程图
采购商品入仓后,做应付款计划
计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;
采购部审批到期应付款
院长批准付款
5、商品到货验收流程
仓库根据供应商送货单验收产品
验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复
6、退货流程
退货部门填写退货申请单,写明原因
采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请
审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单
不能退回供应商的,做报损处理,报损比例不得超过0.5%
四、 采购管理制度:1) 建立资料管理(表)册,售后服务管理表。2) 建立、建全比价制度,保证采购的质优价廉。) 每末将付款、欠款、欠票情况进行汇总总结,并提出用款计划。) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前日通知) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。:
(1)根据的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;
(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行; 2.制定并实施采购计划:
(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划;
(2)审核采购,统筹策划和确定采购内容,制订采购;
(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
(4)根据采购管理程序,采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;
(6)督导检查仓库的验收、入库、及管理工作,确保采质量;
3.采购成本预算和控制:
(1)编制采购预算,实施采购的预防控制和过程控制,有效降低成本;
(2)采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制;
(4)对采购合同履行过程进行监督检查,及时支付相关款项; 4.选择并管理供应商:
(1)根据公司的需求,选定价格合理质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;
(2)建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;
(3)不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;
(4)制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;
采购需求
院长/财务
院长
审批
财务部确认付款条件及帐期
采购计划
审批
寻找供应商
产品采购部
总监
寻价、比价、议价
采购洽谈
董事长审批
验收
不合格
入仓
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
下单
建立供应商资料
财务结算
采购订购
采购部审批(有合同)
采购部审批(无合同)
院长/财务审批
各部门
提出需求
根据供应商帐期限
院长/财务部审批
采购部审批
采购人对账
采购
财务部付款
仓管验货
进仓
成本会计审核入库单
仓管打入库单
同意
退单
退货申请单
供应商
仓库
采购部审核
报损
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