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试论接待工作的需求（定稿） 向常丽 摘要： 接待工作是秘书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各单位之间技术、资金、 信息交流日益频繁，由此而来的人员流动量逐渐加大，这就使得接待工作越发重要，并且面 临着极大的挑战和严峻的考验。一个企业接待工作做得是否到位，直接反应了该企业的管理 水平及员工的精神面貌。本文对接待工作的意义和重要性、接待工作的职责和任务、相应的 方法与技巧、接待工作未来的发展等问题进行一些探讨和预测。 关键词：接待工作　职责范围　方法和技巧　新问题探讨 引言 家里，常常要接待亲朋好友；在商店门面里，要接待来来往往的顾客；在政府单位，要接待拜访者；在公司里，要接待来宾、客户以及其他一些形形色色的人。可见，接待工作在日常生活以及工作中无处不到。无论古今，接待工作都是一个不可消失的工作环节。随着社会的不断进步和发展，接待工作的需求日益复杂化，这就需要接待工作逐渐规范化和技巧化。那么在新形势下，接待工作到底有哪些需求呢？这是一个非常值得探讨的问题。 一、接待工作的意义 接待工作是秘书日常工作中必不可少的一个重要环节，其重要意义不可忽视。 接待工作的优劣，直接关系到客人对公司良好形象的客观评价，也关系到业务的发展。在新形势下，我们应及时更新观念，充分认识到接待工作是企事业单位看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企事业单位联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企事业单位可以展示实力、树立形象，也可以积累丰富的关系资源，吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须把接待工作看作企事业单位工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。 做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。秘书人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生难忘印象。 二、接待工作的职责和任务，以及方法和技巧 接待工作总体要做到热情、礼貌、周到、耐心，使来访者有宾至如归的感觉，并应该以主动大方，有礼有节，不卑不亢的职业精神给来访者以美好的印象，让来访者由此观察到公司认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌，无形中提高了公司的知名度和美誉度。当来访者心满意足时，就会认为该公司人负责，素质高，值得信赖。这样，自然能使双方生意上的来往向纵深发展。就如我工作的联想专卖店里，我们的每一次接待是否到位直接关系到生意的成败。如果我们接待好某一位顾客，他们都愿意在以后的时间里跟我们能有生意往来。否则，下次绝对不会再到我们店去了。 　㈠接待工作的准备 要想让接待工作进行得成功的话，就不能打无准备的仗。 我在联想专卖店里负责前台，主要是网络管理，接打电话，接待来店顾客。每天上班后，电话不断，客人络绎不绝?公司的前台、会客室、办公室是公司的窗口，必须给来访的客人以好感。经常来往的客人对公司的良好印象是从一次次的业务交往中得到的。但初次来访的客人，对公司的第一印象是从他首先看到的上得到的。因此坚持每天做好接待的准备工作。准备工作有两个方面：、、、、、、、、、、来访一方联络协商，并得到上司的同意后，制定出接待的详细计划，如来访具体的起止时间、来访期间活动的日程安排等。接待计划应该得到上司或主管经理人员的批准，并及时传送给来访一方，让其心中有数。接待计划的主要内容有三项：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括谁到机场、车站迎接、谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿的宾馆等级、房间标准等等。这些都受到接待规定制约，都要在计划中写清楚。、—准备接待的材料、礼物，预定住房，准备宴席，安排交通工具以及布置安全保卫工作。当然，这里面很多工作都是针对大型或比较重要的接待工作。 3.另外要想让接待工作做得更完美，还需要心理准备，物质准备，业务知识和能力的准备 (1)物质准备： 物质准备包括环境准备和办公用品准备。 ???其一，环境准备 ?? 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。接待环境包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。 前台或会客室摆放花束、绿色植物，表现出的气氛，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气会使对方产生好感。 办公桌上的文件、文具、电话等物品要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人用品，应该放到抽屉里固定的地方，以便用时马上就能找到。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料?? 其二，办公用品准备 ??与接待工作相关的用品有