1.企业文档的科学化管理.ppt

目 录 如何建立正确的企业档案意识 企业公文的写作与处理 企业文档科学化管理要点 企业文档管理现代化 古代记事例子 在远古时代，人类在生产实践和社会交往过程中，产生了记录事件和语言的要求。于是就出现了结绳和刻契两种方法辅助记忆，交流思想，处理事务。 例如云南省哈尼族买卖田地时，使用单股麻绳打结，买卖双方各执一根以为凭证。 所谓“刻契”，就是在骨片、木片、竹片或其他材料上刻画出各种形态的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。《旧唐书》卷197记述东谢蛮时说：“俗无文字，刻木为契”。这种记事方式，在解放初的一些少数民族地区也曾发现过，比如云南省福贡人民政府曾收到来自贡山的一件木刻： X代表相会；Ｏ代表一个凳子；上面三个缺口代表三个人，下面两个缺口代表两件东西。意思是：你派来的人我们已经相会，带来的两件东西也已收到，派我的两个弟弟和一个随从去你处，送你一个凳子。 结绳和刻契虽然很原始，但在一定程度上记录和反映人们的社会实践活动，具有备忘、信守和凭证的作用，当然也有保存价值，因而，我们可以把它们当作最原始的档案，或者叫做档案的前身。 档案定义 《中华人民共和国档案法》： “档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。” 文件转化档案的条件 档案是由文件材料有条件地转化而来的。档案和文件既有密切联系，又有区别。档案的前身——各种文件材料是由一定的国家机关、社会组织或个人为了处理事务需要而产生的，有些日后还需查考，有意识有目的保存下来，转化成了档案。文件转化为档案一般需要具备三个条件： 第一、办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”，而是指文件的承办告一段落。日常工作中，有三种情况，一是文件中所说的事情需要近期办理的，很快就办理完毕。二是文件中所指的事情需要较长的时间才能办完或者需要长期执行的，只要将文件经过签收、传阅，研究讨论和贯彻之后，也算办理完毕。三是不需要具体承办的文件，只要经过收发、圈阅等文书处理手续，就算办理完毕。 第二、对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 第三、按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。文件一般要经过立卷归档集中保存起来，才能成为档案。 如何建立正确的企业档案意识 （一）企业档案意识的个性化趋势 （二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件 （三）企业档案意识的资源配置化趋势 1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。 企业公文的写作与处理 二.公文的种类 四.公文写作的基本步骤 1、了解发文背景，明确发文目的 具体内容包括： （1）??? 发文对象 （2）??? 发文范围 （3）??? 文种选用 （4）??? 提炼主题 （5）??? 对收文机关的具体要求 公布性文件写作的具体要求： （1）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性的叙述和解释。 （2）通告。一般对两个方面有明确的限定：一是对公布的范围有所限定；二是其内容必须限定在某项具体的事件范围内。写作是要求针对问题，结合实际。 （3）布告。布告是一种极为普通的公布性文种，使用的范围较广，所公布的内告事项可大可小，对发文机关的级别也没有具体的限定。为了增加宣传效果，其行文可以活泼一些。 （4）启事。启事是对受文者提出某种具体的要求，并希望得到回音的一种公布性文种。要求对问题的描述要简洁、明了，相关细节一定要交代清楚。版面可以活泼一些。 （5）通报。一般用于或表彰或批评的文件种类。要求语言严肃、实事求是，不夸大其词，所通报的内容要交代清楚。 （6）通知。通知是一种成份比较复杂的文种，既可以用于公布性文件，也可以在机关内