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信息化技术在档案收集管理中的应用探讨 　　[摘 要]档案管理的重要性是众所周知，随着我国经济快速发展，档案信息的收集及整理工作量越来越大，而且繁琐，仅靠有限的人力是无法高效完成的。因此，在收集资料过程中应用信息技术，能让档案收集管理工作变得更加有生命力，更加高效。本文主要对档案收集中的信息技术应用的优势及策略进行探讨 [关键词]档案收集；信息化技术；应用 中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0333-02 前言 档案信息作为社会发展过程中的重要资源，占有特殊的地位及作用。档案数字化之后，在档案的应用上带来了显著的成绩，这些已成为大家的共识。计算机的应用比传统的档案管理模式相比较，具有无法比拟的作用，计算机的储蓄量大及检索速度快，查找档案非常方便，大大提高了档案资源的利用。而目前大部分的事业单位还是存在半人工档案管理状态，档案信息仍然无法被充分利用起来。因此，合理利用信息技术，充分发挥档案收集管理工作效率具有重要意义 1、档案收集整理信息化的优势 1.1 提高了档案收集工作效率 传统的档案收集管理工作都是应用人工完成，档案信息的采集、分析、核对及查找，完完全全靠人工手动完成。这种工作方式很容易出错，而且保存不方便，特别是收集处理冗长的文件时，成本投入比较大，而且工作效率极低。随着计算机信息技术的出现，档案收集管理工作可以利用信息技术进行收集。在档案收集整理的过程中，可以对所收集的信息进行加工、分类、细化、分析、整理等，减少纸质的使用并且不容易出错，大大提高了工作效率，使得档案收集整理工作可以有条不紊地进行下去 1.2 利于信息的交流与分享 原始纸质文档记载信息多、杂、乱，一旦要进行交流，需要携带大量的纸质文档，耗费大量人力财力。信息交流前的整理，更是一项大工程。需要花费大量的人力、财力校对信息，分类、挑拣出有效信息，然后进行整理，才能进行交流，一般都必须整理出厚厚的文件。而采用计算机以后，信息的交流和分享可以直接在网络上进行。而且，信息本来就已经分类好存盘，挑拣起来也轻松很多。数字化管理，现代化设备，让交流畅通无阻。只需携带小小的U盘，大量数据都可以轻松带走，方便快捷。随着互联网技术的普及，单位可通过互联网这个平台进行档案信息的交流和共享。方便快捷，更保证了信息的时效性 1.3 文件的保存更安全 采用纸质文档保存，由于纸质本身的缺陷，人为的一点点小疏忽，都可能让重要的数据模糊甚至是丢失。而采用信息化方式保存数据，既能生动准确地用多种方式记录并保存数据，增加保密又可以确保数据保存的安全性，克服了纸质文件会因为纸张的腐朽而造成数据丢失的缺点，所以被越来越多的人所接受。信息化技术普及后，档案收集管理数据可存在于光盘、U盘、移动硬盘等设备中。与纸质文档不同，这些装置具有良好的稳定性，不容易被外界环境影响，能够长时间保存大量数据，使得档案的管理更安全 2、加强档案收集整理信息化的策略 2.1 加强宣传教育，提高对档案管理的重视程度 现在很多单位对档案管理这部分的重视程度不够，导致档案管理收集工作难以快速提高。尤其是档案管理收集的信息化这部分，单位投入的精力远远不够。长久以来，单位内部管理人员认为档案只是最后的整理工作，无需投入过多精力，导致档案收集和管理工作长期停留在较低水平。所以，要想加强档案收集整理的信息化进程，首先就必须加强宣传教育，提高单位管理人员对档案管理的重视程度。首先，单位的管理人员要明确档案管理的重要性，让档案管理人员明确档案管理的意义和价值。其次，单位要建立档案管理的监督制度，定期对单位的档案进行抽查，检查档案管理人员的工作质量，实行奖惩制度，让档案管理人员真正重视档案管理的收集和整理工作，全身心投入工作，为实现档案收集整理的信息化作出更多的贡献 2.2 加大对档案管理人员的培训力度 要想让档案的管理和收集工作真正走上信息化的道路，档案管理人员的素质还须相应提高。首先，档案管理人员必须熟悉信息化模式的各种软件使用方法，其次，档案管理人员还须加强创新意识，创新方法，让信息化技术带领单位的档案收集和整理走上一个新台阶 2.2.1加强对档案管理人员的素质教育和能力培训 要想让档案管理做得越来越好，档案管理人员的能力必须有所提升。档案管理人员的素质提升可以保证工作更好地进行。单位要加强对档案管理人员的能力培训，包括综合运用计算机的能力、文件分类以及快速查找的能力、搜索以及分析能力、记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够能力完成自己的工作。同时，加强宣传，鼓励他们培养基本职业道德培养，敦促他们恪守职业道德。公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析