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学习文本文档 ……很多公司、工厂在组织会议的时候，往往因主持者把握不了会议的进程、议题或氛围而导致会议结果虎头蛇尾或与既定事项背道而驰，特别是有会议分歧时，往往又把握不了一个“度”字，导致会议所有的议决事项流产。鉴此，愿在如何组织一次成功的会议这个议题上，给大家献计献策) 一:会议的类型 (一)以议题的内容与目的做区分 1,传达会议 会议主持人将与会人员所需要了解的知识与资讯,传达给参与开会的全体人员. 例如,变更工作时间时,管理者召集有关人员说明事项变动的内容,同时将实施的重点和问题点一一回答,即属于此种会议,若是较单纯的事务可考虑以文件传达,避免浪费人力,时间. 2讨论会议 此乃指以与会人员的知识与经验为基础,积极沟通观念与意见的会议方式,.又可分为以下三种 a.会议主持人于会前,大体上即已具有结论,并不表达出来,征求与会人员积极性的意见与观念,藉以达到与其本身的结论相同,或更为接近结论的会议方式. 例如,厂务会议中所得到的一致结论是现场必须节省用料.此时,并非立即将命令传到现场,每一管理阶层均须召开会议,以获得相同的论点,最后,再使每一员工针对结论积极参与工作的规划,训练大多采用此类方式. b.研讨会议 主持人针对每一问题,征询与会人员的不同情报与意见,藉以将此类资讯与意见,供作日后者运用上的参考. 通常,所研讨的主要内容为灾害原因,品质低落原因,以及人事问题等. c.解决问题会议 针对某一特定问题,可透过会议使与会人员积极交换意见及观点,藉以得到应行的采取的适当措施,此乃办公室及工作现场最常采用的问题解决方式. 因为是依据与会人员的意见获得结论,所以可使各个成员参与规则的领域扩大. 3,共识会议 这类会议的目的是要把有关组织目标及周遭环境的资讯或看法的差异,加以充分沟通,整合,以达成共识或鼓舞士气. 二,部门内的沟通会议 1,部门内沟通会议的目的,是为了让同部门中的人员充分沟通意见,进而同心协力,以便让部门内维持融洽的气氛. 2,开沟通会议时,务必做到下列几点 ①传达公司的方针和种计划 ②寻求部门人员的意见,并加以整理. ③解决部门内的问题 ④处理诉苦和抱怨. ⑤发挥教育的功能 ⑥达成联谊的目的 3,沟通会议必须让与会者在愉快的气氛下进行 ①会议的主席与纪录,尽可能轮流担任 ②召开日期 固定在每月第几星期的星期召开,如果有必要,也可召开临时会议. 地点,可在会议室,办公室或工作场所的角落召开,必要时亦可选择外部场地举行. 时间.以一小时为宜 4,积极利用部门内沟通会议 ①部门内沟通会可连庆生会,研究会和改善等一起举行. ②在对每一个人都有影响的措施前,可先开沟通会议,以了解员工的意见. ③了解员工的不满和需求在哪里 ④自由解决部门内的问题 ⑤调查因方针和制度的变更所引起的反应 ⑥需众人协助的事,应先开内部沟通会议 二,会议召开的检讨,计划及准备 1,所探讨的问题,是否属于本身的职权范围? 1)自已能否单独处理 2)是否须与上司洽商 3)有无与相关人员商讨的必要 4)能否授权部属执行 5)是否须与同部门人员或其他部门人员保持连系. 2,所探讨之问题能否以其他方法处理 1)利用公文联系,能否达成协议 2)能否利用电话或传真达成 3)能否利用个别沟通方式达成 3,提案是否适合该会议提出 1)是否与多数人有关 2)是否需要多数人的知识,经验与合作 3)是否须让多数人了解 4)是否多方面涉及范围广阔的问题同时解决 5)是否依据规则或惯例召开会议提出提案 4,会议目的是否十分明确 (二)议程计划 1,为使大家彻底了解会议的目的,应说明的事项与方式和为何 2,为使大家勇跃发表意见与想法,应按照何种程序,如何发问 3,讨论的深度如何,讨论的重点为何 4,有那些相关的说明讨论所需的资讯及资料须先行准备, 5,说明或讨论的内容中,有无须事先请示上级的事项,会议时间约需若干 (三)各项必须资料皆应齐备,并分发给全体与会人员 1)说明时所资料的资料,实物, 照片,挂图与书画等均应齐备,. 2)根据需要事先准好足够的资料,预先分发给与会人员先行阅读. 3)预先与参加会议人员连系,通知开会日期,时间及地点. 4)根据需要,预先通知参加人员携带必要的资料,笔记本及文具等. 5)敦请参加人员先就讨论主题,加以准备 2,会场布置 1)布置容易发言,听讲,看到对方的环境,使之能全神贯注进行讨论 2)须事先充分考量,避免闲杂人等窥视,发生影响会议进行的情事. 3)布置会场时,应避免与会人员任意进出会场,或其他妨害会议秩序等的活动. 4)准备桌,椅及菸灰缸等 5)气氛与会议主题相当 6)空调,照明与采光 (八)与会人员间发生争议时 1,主持人可发言居中调解 2,暂时置之不理,以使两者情绪恢复冷静 3征询其它与会人员的意见 (九)与会人员向主持