第四讲office办公软件 (2).ppt

艺术字就是文字的特殊效果。幻灯片中给出了几个艺术字的示例，它们的加入给文章增添了强烈的视觉效果。我们可以把在文档中出现的艺术字与其他图片、剪贴画和自选图形一样处理对待。 插入“艺术字”图形对象步骤： 1）单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮 。 2）单击所需的艺术字图形对象类型，然后单击“确定”按钮。 3）在“编辑‘艺术字’文字”对话框中，键入要设置为“艺术字”格式的文字，选择所需的其他选项，单击“确定”按钮。 4）用“绘图”工具栏和“插入艺术字”工具栏上的按钮，可以增加或改变文字的效果。单击具有“艺术字”效果的文字，“艺术字”工具栏就会出现。 教材参考5.9.3节内容。 　　所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式，包括：字体、段落的对齐方式、制表位和边距等。 　　重复地设置各个段落的格式不仅繁琐，而且很难保证几个段落的格式完全相同。使用样式不仅可以轻松快捷地编排具有统一格式的段落，而且可以使文档格式严格保持一致。 　　样式实际上是一组排版格式指令，因此，在编写一篇文档时，可以先将文档中要用到的各种样式分别加以定义，使之应用于各个段落。Word预定义了标准样式，如果用户有特殊要求，也可以根据自己的需要修改标准样式或重新定制样式。 　　样式可以按两种方式分类。从应用范围的角度，可以分为段落样式和字符样式；从定义形式的角度，可以分为预定样式和自定义样式。 有关样式的操作： 查看和显示样式 新建样式 更改样式 删除样式 所谓模板，就是预先设置好的最终文档外观框架的特殊文档（.dot文件）。 概括起来模板包括以下几种类型： 文档中需要的相同的文字和图形。当用户调用此类模板创建新的文档时，自动将文字和图形插入其中。 段落排版的样式（字体、字号、段落缩进等）。 标准文字加上公司标记。 可以自动完成编辑和格式编排的宏。 　　在Word中有许多预定义的模板可以直接被调用，也允许用户自己定义模板。如果我们在输入文档之前没有选择模板，那么隐含使用了Normal.dot模板文件（通用模板），如果需要使用其他类型的模板，在新建文档时要作出选择。 　　选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建”对话框中选择合适的选项卡，再选择合适的模板文件。 　　我们还经常把一个已经存在的文档创建成模板。只需在作文档保存时选择“保存类型”为“文档模板（*.dot）”，再在“保存位置”项中选择Template文件夹（Word中预定义的模板均放在此目录下）即可创建一个新的模板。 基本要求：使用系统内置的模板。 高级要求：自定义模板。 　　Windows 提供了一个名为“My Documents”的文件夹用于保存常用文档。如需处理大量文档或不同种类的文档，可在“My Documents”文件夹下建立子文件夹以管理这些文档。 　　启动 Word 后首次打开“打开”和“另存为”对话框时，“My Documents”文件夹是默认的工作（即活动）文件夹。“My Documents”文件夹也是其他各个 Office 程序的默认工作文件夹。 　　可在“工具”菜单的“选项”对话框中的“文件位置”选项卡上更改默认工作文件夹。不同应用程序的默认工作文件夹更改界面有些差别。 邮件合并就是将两个相关文件的内容合并在一起，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文件。 主文档：在邮件合并操作中，主文档包含各个版本的合并文档中保持不变的文字和图形。 数据源：以文件的形式存在，该文档中的文字和图形随邮件文档版本的不同而改变。 合并域：插入到主文档中的占位符，用以指示Word在何处插入来自数据源的指定信息。 邮件合并文档创建步骤： 1）打开或创建主文档，主文档中包括了要重复出现在套用信函、邮件标签、信封或分类中的通用信息。 2）打开或创建数据源，数据源中包括了在各个合并文档中各不相同的数据，例如，套用信函中各收件人的姓名和地址。数据源可以是已有的电子表格、数据库或文本文件，也可以是用“邮件合并帮助器”创建的 Word 表格。 3）在主文档中插入合并域，合并域是占位符，用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。 4）将数据源中的数据合并到主文档中。数据源中的每一行（或记录）都会生成一个单独的套用信函、邮件标签、信封或分类项。可以将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真号码。也可将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。 　　利用 PowerPoint制作的一个“演示文稿”通常就保存在一个文件里，称之为一个演示文件，文件的扩展名为PPT。 　　一个演示文稿是由若干张“幻灯片”组成的。制作一个演示文稿的过程实际上就是依次制作一张张幻灯片的过程。 　　我们制作的文稿可能只保存