(XZ)001文件和资料控制程序(2008-05-19)精选.doc

1 目的 对质量、环境与职业健康安全文件的编制、评审、批准、收发、使用、更改、再次批准、标识、回收和存档、作废等活动进行有效的控制，以保证体系文件的适用性、系统性、协调性和有效性，并确保对质量、环境与职业健康安全管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能使用相应质量、环境与职业健康安全文件的有效版本。 2 适用范围 适用与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的管理性文件和资料，不适用与产品技术及标准有关的技术性文件和资料。 3 职责 3.1 总经理负责批准质量、环境与职业健康安全管理手册。 3.2 管理者代表负责组织质量、环境与职业健康安全管理体系文件的编写、修订和审核，并批准程序文件。 3.3 综合部是三体系文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放、收回、归档、作废处理和更改等活动的控制管理。3.4 各部门负责本部门使用的质量、环境与职业健康安全三体系文件的控制。 3.5 各部门文件持有人负责三体系文件的使用和保管。 3.6 综合部负责公司行政管理类文件以及与质量、环境与职业健康安全有关的法律法规类文件的管理和存档。 3.7 技术管理部门按职责不同负责对公司技术类文件及记录的管理和存档。 3.8 外来文件由各归口部门负责管理。 4 工作程序 4.1 文件的编号 4.1.1 以公司名义发文的编号为：特变电工新硅通字〔 〕X号、特变电工新硅请字〔 〕X号。 4.1.2 公司各部门发文编号规定，见表1 表1 部门名称 编号规定 部门名称 编号规定 综合部 特变电工新硅综字〔 〕X号 财务部 特变电工新硅财字〔 〕X号 表1（续） 部门名称 编号规定 部门名称 编号规定 审计部 特变电工新硅审字〔 〕X号 工艺部 特变电工新硅工艺字〔 〕X号 工程部 特变电工新硅工程字〔 〕X号 设备部 特变电工新硅设字〔 〕X号 战略部 特变电工新硅战略字〔 〕X号 计划部 特变电工新硅计字〔 〕X号 采购部 特变电工新硅采字〔 〕X号 保卫部 特变电工新硅卫字〔 〕X号 人力资源部 特变电工新硅人字〔 〕X号 国际部 特变电工新硅国字〔 〕X号 信息部 特变电工新硅信字〔 〕X号 成都办 特变电工新硅成都字〔 〕X号 注：〔 〕表示年代，如〔2008 〕，X表示流水号，从1开始，往下顺排。 4.1.3 质量管理体系文件及记录编号： a） 质量、环境与职业健康安全管理手册 XJGY / QMS or EMS or OHSMS—XXXX 年号 职业健康安全管理手册 环境管理手册 质量管理手册 公司名称（拼音缩写简称） b) 程序文件 XJGY / QEO（XX）XXX — XXXX 年号 文件序号（流水号） 各类文件名称（拼音缩写简称，见表2） 质量、环境与职业健康安全程序文件 公司名称（拼音缩写简称） 表2 文件类别 拼音缩写简称 文件类别 拼音缩写简称 文件类别 拼音缩写简称 行政管理 （XZ） 财务管理 （CW） 经营管理 （JY） 公司治理 （GZ） 人力资源管理 （RL） 党群管理 （DQ） 信息化管理 （XX） 安全管理 （AQ） 质量管理 （ZL） 技术改造项目管理（工程、设备） （JG）G或（JG）S c） 记录编号 XJGY / JL—XX—XXX 记录编号（流水号） 各类文件名称（拼音缩写简称，见表2） 质量、环境与职业健康安全程序文件记录 公司名称（拼音缩写简称） 4.1.4 技术类文件及记录编号按相关国家标准编号办法执行。 4.1.5 外来文件各部门根据需要自行编号，但不能同公司内部文件编号混淆。 4.2 文件的编写、审核、批准、发放 4.2.1 程序文件类型 行政类程序文件包括：各类行政决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等； 质量、环境与职业健康安全管理体系类文件包括：管理手册、程序文件、规范、操作规程或作业指导书、各种表格、报告等三级文件； 技术类文件包括：技术标准、工艺文件、施工安装规范、原材料采购规范、检验、试验规范、技术图纸、设备工艺操作规程、作业指导书、产品包装储运技术规范、使用说明书等与产品、操作有关的技术类三级文件； 外来文件包括：从企业外部获得的各类技术标准、政策法规、质量管理信息、行政文件、相关方文件等。 4.2.2 文件的编制、审批、发布、发放、使用、保管 4.2.2.1 文件的编制由承担其管理职责的单位组织编写。 4.2.2.2 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。文件的审批由该部门的上级主管负责，没有经过审批的文件不能发放。 4.2.2.3 公司的重要文件由综合部负责，