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第七章 审阅文档 修订文档 Word的修订功能,会帮你在编辑文档时,记录下所修改的内容,让使用者在编辑文档时,仍可以看到修改前的格式或文字;若想取消修改也不需要再重新输入文字或复原格式,只要一个简单动作,即可轻易地回复原来的样子。 工具-修订 02-23我们只有一个身体_修订.doc 选中修订功能后,添加文字时,会出现修订标记。 删除文字时,删除的内容会出现在批注框中。 选取所要突出显示文字,单击“突出显示/黄色”按钮,会出现黄色底纹。 单击“审阅窗格”按钮,在修订出单击右键,选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。 修订显示方式 修订有四种显示方式: 显示标记的最终状态:插入的文字和格式修改会直接显示在原文件中,在批注方框中显示“删除”后的文字。 最终状态:直接呈现出修改后的文档内容。 显示标记的原始状态:删除的文字仍保留在原文中,则批注方框中显示插入的文字和格式修改。 原始状态:显示原始未修改的文档,让你了解未修订的文档内容。 自行设定“修订”标记样式 在“审阅”工具栏上,选取“显示”下“选项”功能。 可以分别设定所需的标记样式。 文件属性的设置 文件-属性 打开文档的属性对话框,在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息,单击“常规”选项卡,可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息;单击“统计信息”选项卡,可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息;使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性 预览文档时发现有的文档可以预览,而有的就不行,这是文件属性的设置,打开“文件”菜单,单击“属性”命令,打开“属性”对话框,默认的是“摘要信息”选项卡,在这里有一个“保存预览图片”的复选框,默认是不选中的,一般的文档无法预览就是由于这个原因,选中这个复选框,单击“确定”按钮,把文档保存一下就可以了。 在修改和审阅文档时,无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息,打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“用户信息”选项卡,这里重新输入用户信息就可以了 插入批注 在建立一份文档时,若你想对某些文字做特别的说明,可以在文字后加上附注,让文档内容更加详细。 02-24我们只有一个身体_批注.doc 将光标移到欲插入批注的位置 插入-批注 输入批注内容即可 删除批注 在文档中插入批注的文字中间单击右键,从菜单中选择“删除批注”命令,就可以把插入的批注删除了 一、设置文稿修订状态 (一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态 (二)作者手动设置进入修订工作状态 (三)审阅者设置修订的显示状态二、审阅者在修订状态下批改文稿 (一)审阅者添加或删除文稿内容 (二)审阅者在文稿中添加批注信息三、作者查看修订情况四、作者整合修订文稿,接受或拒绝修订内容 利用局域网修订公文 起草 :由起草者写出草稿后,在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码),并通知审阅者,告知共享的文件夹名称及密码,限定在一定时间内审阅完毕。 审阅:审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后,直接在起草者的微机上打开Word文档,开始审阅。审阅者审阅完毕,保存文件后关闭退出即可,下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”,同时要打开文件进行审阅呢?这不用担心,后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现),他只能以副本的形式打开,不会干扰先到者的工作的。 定稿 对于修订的文件,可以单击工具栏上的[保存版本]按钮,保存为不同的版本,供审阅者继续审阅、讨论、修订,直至最后定稿。 使用此方法,整个审阅过程都是在网上进行的,不需将文档打印出来再修改,既提高了工作效率,又节约了办公经费 轻松合并不同版本的Word文档 在日常工作中,经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。比如,在写作的过程中,有专人负责审校工作,这种审校不是采用插入批注的方式,而是直接在文档上进行修改,不过保存时会用另外的文件名存盘。 当审校完毕,就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。 如现在有一篇Word文档的两个版本:一个原文档名为“第15章.doc”,另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。 1.打开原文档“第15章.doc”。 2.选择菜单命令“工具-比较并合并文档”,打开 “比较并合并文档”对话框,选中审校后的文档“第15章-2.doc”,然后单击“合并”按钮。 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方,比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等,并用红色的批注框显示出来,框内用文字说明两个文档的不同,而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏 3.当文档中的不同之处全部审阅完毕,按Ctrl+S保存文件即
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