第七节 审阅文档---修订、批注等.ppt

第七章 审阅文档 修订文档 Word的修订功能，会帮你在编辑文档时，记录下所修改的内容，让使用者在编辑文档时，仍可以看到修改前的格式或文字；若想取消修改也不需要再重新输入文字或复原格式，只要一个简单动作，即可轻易地回复原来的样子。 工具-修订 02-23我们只有一个身体_修订.doc 选中修订功能后，添加文字时，会出现修订标记。 删除文字时，删除的内容会出现在批注框中。 选取所要突出显示文字，单击“突出显示/黄色”按钮，会出现黄色底纹。 单击“审阅窗格”按钮，在修订出单击右键，选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。 修订显示方式 修订有四种显示方式： 显示标记的最终状态：插入的文字和格式修改会直接显示在原文件中，在批注方框中显示“删除”后的文字。 最终状态：直接呈现出修改后的文档内容。 显示标记的原始状态：删除的文字仍保留在原文中，则批注方框中显示插入的文字和格式修改。 原始状态：显示原始未修改的文档，让你了解未修订的文档内容。 自行设定“修订”标记样式 在“审阅”工具栏上，选取“显示”下“选项”功能。 可以分别设定所需的标记样式。 文件属性的设置 文件-属性 打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击“常规”选项卡，可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息；单击“统计信息”选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息；使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性 预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文件属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。 在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了 插入批注 在建立一份文档时，若你想对某些文字做特别的说明，可以在文字后加上附注，让文档内容更加详细。 02-24我们只有一个身体_批注.doc 将光标移到欲插入批注的位置 插入-批注 输入批注内容即可 删除批注 在文档中插入批注的文字中间单击右键，从菜单中选择“删除批注”命令，就可以把插入的批注删除了 一、设置文稿修订状态 　　(一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态 　　(二)作者手动设置进入修订工作状态　　(三)审阅者设置修订的显示状态二、审阅者在修订状态下批改文稿　　(一)审阅者添加或删除文稿内容　　(二)审阅者在文稿中添加批注信息三、作者查看修订情况四、作者整合修订文稿，接受或拒绝修订内容 利用局域网修订公文 起草 ：由起草者写出草稿后，在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码)，并通知审阅者，告知共享的文件夹名称及密码，限定在一定时间内审阅完毕。 审阅：审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后，直接在起草者的微机上打开Word文档，开始审阅。审阅者审阅完毕，保存文件后关闭退出即可，下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”，同时要打开文件进行审阅呢？这不用担心，后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现)，他只能以副本的形式打开，不会干扰先到者的工作的。 定稿 对于修订的文件，可以单击工具栏上的[保存版本]按钮，保存为不同的版本，供审阅者继续审阅、讨论、修订，直至最后定稿。 使用此方法，整个审阅过程都是在网上进行的，不需将文档打印出来再修改，既提高了工作效率，又节约了办公经费 轻松合并不同版本的Word文档 在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。比如，在写作的过程中，有专人负责审校工作，这种审校不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，不过保存时会用另外的文件名存盘。 当审校完毕，就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。 如现在有一篇Word文档的两个版本：一个原文档名为“第15章.doc”，另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。 1.打开原文档“第15章.doc”。 2.选择菜单命令“工具-比较并合并文档”，打开 “比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单击“合并”按钮。 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏 3.当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl+S保存文件即