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巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单2
第一步:主文档操作2
第二步:数据源操作3
巧解多页面问题妙用Word“空行替换”5
邮件合并的创立7
巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单
在实际工作中,如果编辑几十、几百份格式一致,数据字段相同,但数据内容不同,且每条记录单独成文、大量单独填写的文件,如邮件信封、工资单、人事简历表等,常常使人感到头疼,这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。
现以编辑成绩通知单为例,利用一个已经建立好的Excel表格数据,表中有单位、姓名、准考证号、理论考试成绩、上机考试成绩及计算出的总成绩,说明具体操作步骤。
第一步:主文档操作
1.单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令,可打开“邮件合并帮助器”对话框,单击“1主文档”项中的[创建]按钮,在下拉列表中选择需创建的主文档类型。如图1所示。
图1
2.在出现的提示对话框中,单击[新建主文档]按钮。若单击[活动窗口]按钮,则使用当前文档作为主文档;若单击[新建主文档]按钮,则新建成立一个主文档。
3.在“邮件合并帮助器”对话框的“1主文档”项中则会增加一个[编辑]按钮,单击它,在下拉列表中选择需编辑的主文档名。
4.在主文档中输入文字、图形等,并设置格式。主文档是将要生成的多个合并文档中的内容相同的部分。如图2所示。
图2
第二步:数据源操作
数据源是邮件合并所需使用的各类数据记录的总称,可以是多种格式的文件,如Word、Excel、Access等,现以Excel为例。
1.在上面的主文档窗口中,单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。
2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中单击“2数据源”项中的[获取数据源]按钮,在下拉列表中选择“打开数据源”。如图3所示。
图3
3.在“打开数据源”对话框中,选中“选择方法”复选框,选取所需的数据源文件,此例中事先已有的一个Excel工作簿,单击[打开]按钮。
4.在出现的提示对话框中,选中“MSExcel工作簿通过DDE(*.xls)”,然后单击[确定]按钮。
5.再出现提示对话框后,单击[确定]按钮。
6.又出现提示对话框,单击[编辑主文档]按钮。
7.在主文档窗口中,单击“邮件合并”工具栏中的[插入合并域]按钮。如图4所示。
图4
8.根据需要,单击“插入合并域”下拉列表中的域分别插入到主文档的相应位置。如图5所示。
图5
第三步:合并数据和文档操作
1.在主文档窗口中,单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。
2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中,单击“3合并数据和文档”项中的[合并]按钮。
3.在打开的“合并”对话框中(如图6所示)进行相应设置后,按[合并]按钮保存。
图6
巧解多页面问题妙用Word“空行替换”
在日常工作中,我们经常从网上下载一些文字材料,往往因空行多使得页数居高不下。关于“空行替换”的相关文章也看过一些,大致都是这种方法:在“编辑”菜单中打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”中输入“^p^p”“替换为”中输入“^p”,然后“全部替换”。
而眼下的一份二级C试卷,用上面的方法却是屡试屡败,每次都是提示:“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”。为什么空行就在眼前,Word却不认识它呢?
经过细心查找,发现在用替换的办法删除空行时要注意两个问题:
1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”),还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符,那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1,而是L字母的小写,也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”,里面有“有手动换行符”),空行才能去除。
我要用的试卷正是用手动换行符换行的。可是我也用了“^l^l”替换成“^l”的办法,用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢?把我搞得一头雾水,为了搞清楚到底问题出在哪里,我又在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行,用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证,结果能顺利完成空行的删除。为什么我自己输入的可以替换,网上下载的却不能呢?难道这里面还有“机关”?
2.注意空格的存在。无奈之下,我只得手工删除了。在删除的过程中,我发现了它的秘密:原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾我的“罪魁祸首”!再用“^l^l”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“^l”,替换终于有成果了。单击了几次全部替换,又更改了几次“查找内容”,比如把“^p^l”替换成“^l”。我的页面中再也没有空行了。
看来用替换的方法来删除空行时,要灵活对待查找的内容,不然,Word可不懂你的心。电脑是智能的也是最“死心眼”的。
Wor
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