巧用Word邮件合并功能来快捷编辑通知单.doc

巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单2 第一步：主文档操作2 第二步：数据源操作3 巧解多页面问题妙用Word“空行替换”5 邮件合并的创立7 巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单 在实际工作中，如果编辑几十、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如邮件信封、工资单、人事简历表等，常常使人感到头疼，这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。 现以编辑成绩通知单为例，利用一个已经建立好的Excel表格数据，表中有单位、姓名、准考证号、理论考试成绩、上机考试成绩及计算出的总成绩，说明具体操作步骤。 第一步：主文档操作 1.单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，可打开“邮件合并帮助器”对话框，单击“1主文档”项中的[创建]按钮，在下拉列表中选择需创建的主文档类型。如图1所示。 图1 2.在出现的提示对话框中，单击[新建主文档]按钮。若单击[活动窗口]按钮，则使用当前文档作为主文档；若单击[新建主文档]按钮，则新建成立一个主文档。 3.在“邮件合并帮助器”对话框的“1主文档”项中则会增加一个[编辑]按钮，单击它，在下拉列表中选择需编辑的主文档名。 4.在主文档中输入文字、图形等，并设置格式。主文档是将要生成的多个合并文档中的内容相同的部分。如图2所示。 图2 第二步：数据源操作 数据源是邮件合并所需使用的各类数据记录的总称，可以是多种格式的文件，如Word、Excel、Access等，现以Excel为例。 1.在上面的主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。 2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中单击“2数据源”项中的[获取数据源]按钮，在下拉列表中选择“打开数据源”。如图3所示。 图3 3.在“打开数据源”对话框中，选中“选择方法”复选框，选取所需的数据源文件，此例中事先已有的一个Excel工作簿，单击[打开]按钮。 4.在出现的提示对话框中，选中“MSExcel工作簿通过DDE(*.xls)”，然后单击[确定]按钮。 5.再出现提示对话框后，单击[确定]按钮。 6.又出现提示对话框，单击[编辑主文档]按钮。 7.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[插入合并域]按钮。如图4所示。 图4 8.根据需要，单击“插入合并域”下拉列表中的域分别插入到主文档的相应位置。如图5所示。 图5 第三步：合并数据和文档操作 1.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。 2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中，单击“3合并数据和文档”项中的[合并]按钮。 3.在打开的“合并”对话框中(如图6所示)进行相应设置后，按[合并]按钮保存。 图6 巧解多页面问题妙用Word“空行替换” 在日常工作中，我们经常从网上下载一些文字材料，往往因空行多使得页数居高不下。关于“空行替换”的相关文章也看过一些，大致都是这种方法：在“编辑”菜单中打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入“^p^p”“替换为”中输入“^p”，然后“全部替换”。 而眼下的一份二级C试卷，用上面的方法却是屡试屡败，每次都是提示：“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”。为什么空行就在眼前，Word却不认识它呢？ 经过细心查找，发现在用替换的办法删除空行时要注意两个问题： 1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”)，还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1，而是L字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”，里面有“有手动换行符”)，空行才能去除。 我要用的试卷正是用手动换行符换行的。可是我也用了“^l^l”替换成“^l”的办法，用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢？把我搞得一头雾水，为了搞清楚到底问题出在哪里，我又在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行，用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证，结果能顺利完成空行的删除。为什么我自己输入的可以替换，网上下载的却不能呢？难道这里面还有“机关”？ 2.注意空格的存在。无奈之下，我只得手工删除了。在删除的过程中，我发现了它的秘密：原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾我的“罪魁祸首”！再用“^l^l”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“^l”，替换终于有成果了。单击了几次全部替换，又更改了几次“查找内容”，比如把“^p^l”替换成“^l”。我的页面中再也没有空行了。 看来用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然，Word可不懂你的心。电脑是智能的也是最“死心眼”的。 Wor