工程建设项目文件材料收集整理办法.pptVIP

七、项目档案的安全保管工作 * 项目档案（文件）的安全保管工作 保管的任务 物质条件 日常管理 保管的任务 损毁因素：人为；自然 任务 存放有序 防止损毁 保证完整与安全 保管基本的物质条件 库房 设备 装具 日常管理 一般要求 预防为主 平时检查 要有制度 帐物相符 衷心感谢大家 欢迎批评指正 （四）组卷 1、组卷要求 2、组卷步骤 3、组卷方法 4、组卷应注意的几个问题 5、卷内文件的排列 6、案卷的排列 7、案卷编目 8、案卷装订 9、卷盒、表格规格及其制成材料 1、组卷要求 反映项目及其管理活动的真实情况 卷内文件材料应齐全、完整 卷内文件材料的载体和书写材料要符合耐久性要求 2、组卷步骤 分清阶段 分清分部分项工程内容 分类组卷 3、组卷方法 项目施工文件按单项工程、单位工程 项目竣工图按建筑、结构、专业等顺序组卷 设备按专业、台体组卷 管理性文件按问题、时间组卷 变更文件、监理文件按文种组卷 原材料试验按单位工程组卷 卷内文件不得重份 卷内文件保管期限从长 卷内文件有一个相对数量界限 4、组卷应注意的几个问题 一般行政文件与竣工文件的区分 施工单位与监理单位重复归档问题 计量支付文件的归档 不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷 施工阶段文件的分类整理 施工文件材料的组卷方法 不同分部分项的施工记录文件不能交叉组卷 施工单位与业主、监理的往来文件 一般行政文件与竣工文件的区分 工程竣工文件材料是在工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、设计施工及竣工验收各基本建设程序的工作内容、对建成后的工程管理、维护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位应按一定规则进行系统化整理，并经建设单位向使用管理单位移交。 一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。 施工单位与监理单位重复归档问题 监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等 计量支付文件的归档 计量支付文件应区别工程技术文件材料单独收集整理归档。 不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷 划清阶段---按工程基本建设程序所反映的不同阶段，即立项审批、设计、施工、竣工验收阶段。 施工阶段文件的分类整理 分清分部分项工程内容—依据单位、分部、分项工程划分标准作为施工阶段文件分类组卷的依据。 同一单项工程先分清单位工程，同一单位工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。 施工文件材料的组卷方法 区分综合性文件和施工原始记录分别组卷 综合性文件的组卷要求：合同段的开工报告、施工组织设计、方案、图纸会审及技术交底、设计变更、交工验收及工程总结以合同段为单位集中组卷。 原材料及产品合格证明文件：如是合同段共用的，可集中组卷。 整个单位工程和分部工程质量评定表及分项工程统计表集中组卷。 不同分部分项的施工记录文件不能交叉组卷 施工原始记录文件的组卷要求：以各分部分项为单位分别组卷。不同分部分项的施工记录文件不能交叉组卷。 施工单位与业主、监理的往来文件 应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。 5、卷内文件的排列 依据卷内文件之间的有机联系，结合问 题的重要程度进行排列，一般是批复在前，申请在后。 施工原始记录文件的排列方式：按照文件自然形成过程排列。 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列 6、案卷的排列 管理性文件按问题、时间或重要程度排列 施工文件按施工顺序排列 设备按开箱验收、随机图样、安装调试和远行维修排列 竣工图按专业、图号排列由建设单位负责按照立项审批、设计、施工和竣工的顺序进行系统化排列。 7、案卷编目 卷内科技文件页号编写 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 已有页号的文件可不再重新编写页号。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 案卷封面编制 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。 立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。 起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 密级，应填写卷内科技文件的最高密级。 档号，由全宗号、分类号、案卷号组成。 案卷脊