印章管理办法.docx

印章管理办法 版本编制/修订人审批人批准人生效日期第一版 2016-11-21发布 2016-11-22实施 ********************有限公司 发布  目的和适用范围 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。 引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《经营层授权管理办法》 定义 印章：在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章； 行政章：俗称“公章”，是公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。公司行政章名称为“************有限公司”，图形为含五星的圆形，印章编号为*****。 业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章等； 法人章：刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章； 各部室印章：刻有公司各部室名称，印章中间为五星图案，上部为公司名称，下部为部室名称的圆形印章。部门印章对外无法律效应； 其他专用章：指受控文件专用章、作废文件专用章； 职责 总经理： 负责核准各部门使用行政章、法人章、业务专用章的申请； 负责保管“合同专用章”并承担用印后果； 综合管理部 负责根据政府职能部门要求办理行政章、法人章、业务专用章； 负责保管“行政章”并承担用印后果； 负责保管“受控文件”“作废文件”专用章； 负责组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁； 负责管理公司印鉴档案； 负责各类用章的流程监管； 财务部 负责保管“法人章”和“财务专用章”并承担用印后果； 各职能部门 负责保管各部门印章； 培训与资格 本办法所涉及的相关人员须接受本标准的培训。 工作内容和要求 公司印章的申请与刻制、废止 申请：各部室印章由使用部门填写“刻制印章申请表”报主管领导批准后交综合管理部。行政章、财务专用章、合同专用章、法人章需要刻制或改制的，由综合管理部填写“刻制印章申请表”，经审批后办理刻制或改制； 刻制：印章的刻制由综合管理部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定； 丢失、损坏：印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向综合管理部递交说明原因的报告书，报告书须经主管领导的确认。综合管理部根据情况依本制度办理改制； 废止：由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交综合管理部处理。除特别需要，由综合管理部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理； 新制印章的登记 印鉴档案：申请刻制好的印章应在综合管理部进行登记。综合管理部应将每个印章登入“印章登记卡”内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存； 印章使用范围 法人章主要用于公司法人代表授权证书、人事劳动合同、招标书和投标书； 行政章主要用于以公司名义对内、外的文件、数据等的权威认可； 财务专用章由财务部按公司财务管理规定使用； 合同专用章主要用于以公司名义对外签订合同、协议； 部室印章即各职能部门的圆形印章，由各部长负责管理； 其他专用章主要用于公司或部门文件、制度、规定的设立或作废； 公司行政章、法人章、合同专用章、财务专用章用印应严格执行用印审批和登记手续，使用部门填写“用印审批单”，经主管领导审核后报总经理批准，在印章管理人处登记后方可使用。用印申请单位对所选印种负责。行政章、法人章、合同专用章、财务专用章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单”与施印文件上的内容是否一致，严格把关； “公司印章使用登记表”必须由用印申请人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写； 公司业务合同、协议的用印，不允许使用公司行政章，须由职能部门按规定程序使用“合同专用章”； 需要使用公司行政章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同综合管理部进行管理； 公司印章设专人保管，原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司对外有效印章的使用必须登记记录； 综合管理部对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查； 公司印章的使用一般限在公司办公室内，如遇特殊情况需将印章带出办公室以外使用的，应填写“印章外出使用申请单”，经审批后方可携带外出并负用印后果； 公司不允许开具盖有公司行政章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的