7、会议管理办法.docVIP

总则 为了规范公司各类会议的管理，提高会议的效率，特制定本办法。 本办法由综合办公室制定，呈准后通知实施，修改时亦同。 会议的主要内容 季度员工大会（含消防、治安工作），由总经理助理主持，综合办公室协调组织、准备和召集。 周工作例会，由总经理、副总经理、总经理助理、技术总督监、广告经理、业务经理轮执主持，综合办公室协调组织、准备和召集，公司高层管理人员与广告、业务等部门负责人以及相关管理人员参加。 每两周班组长工作例会，由总经理助理或综合办公室负责人依情而主持，各部门的管理人员和班组长参加各组长在每月两次的组长会议后，须召开各组的组内会议。内容可以是自己组内的工作安排、员工工作汇报、组长会议上的精神传达、学习体会等等，次数不得少于当月的组长会议，时间安排须在组长会议后的2-3天内，如果各组没有按以上规定及时召开组内会议，对当事组红牌警告/次。 早会，由各部门负责人、班组长、员工分别轮执主持，公司领导和各部门负责人员依据情况参加。 会议管理要点 要严格遵守会议的开始时间，会前七分钟集中，十分钟开会。 要在开头就议题事项的要旨，做一下简洁的说明。 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 在会议进行中要注意如下事项： 发言内容是否偏离了议题？ 发言内容是否出于个人的目的？ 是否全体人员都专心聆听发言？ 是否发言者过于集中于部分人？ 是否有从头到尾都未发言过的人？ 是否某个人的发言过于冗长？ 发言的内容是否朝着主题结果推进？ 应当引导在预定时间内做好结论、按时散会。 在必须延长会议的时间时，应征询与会者意见，再决定是否延长会程。 会议禁忌事项 发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以三分钟为宜） 不可从头到尾沉默到底。 不可采用不正确的资料来说明，不要尽谈些期待性的预测。 不得搞人生攻击，不可对发言者吹毛求疵。 不要打断他人的发言，确要插言时必须举手报告，经允许后再发表。 不得中途离席，因故离开时必须向主持人请假。 各类会议的主要内容 季度员工大会 学习、贯彻政府的相关法律、法规和文件通知。 学习、贯彻公司的相关文件通知。 宣布（读）公司机构人员的情况和新制定或修改的制度规定。 总结公司当季经营工作与业绩，安排布置下季公司的经营工作和任务。 颁发季度优秀、进步和全勤员工奖。 特别事项的通报。 例会，分公司周工作例会、月度安全例会、二周班组长工作例会 公司周工作例会， 公司相关制度规定和决定事项的宣导与安排； 各部门负责人和相关管理人员汇报本周工作情况，以及需提请公司或其他部门协调解决的问题； 由总经理（未参加时由副总经理）对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排； 其他需要解决的问题与事项； 轮执主持人应认真记录已决议事项，并负责监督执行。 月度安全工作例会 参会的负责人员汇报总结前月安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施； 由主持人对其进行讲评，提出今后一段时间的安全工作任务与目标，并进行布置和安排。 二周班组长工作例会， 参会的负责人员汇报总结前二周的经营情况，（以数据和实例进行汇报）， 由主持人对其进行讲评，提出今后一段时间的经营工作任务与目标，并进行布置和安排； 各部门、班组负责人递交工作与经营总结与建议书； 各部门、班组负责人递交书面旬工作与经营计划、安排与要求。 早会，每周一至周日的每天早上8：00由各部门、班组、分别举行早会，早会的内容包括： 关注员工和同事动态。 承上启下、上传下达。 昨日工作小结。 当日工作安排。 特别事项的强调与说明。 早会时间为5至10分钟，特殊情况可根据实际进行增减会议行程，但不得影响正常工作。 会议的安排 各种例会的安排，为避免会议过多或重复，公司正常性的例会，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。 各种会议召开前，由综合办公室提前1、2天通知（内容包括时间、地点、会种及内容），以便让参会人员有所准备。 各种会议的会期必须服从公司统一安排，各部门、班组的小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 有以下原因，副总经理级以上的高层管人员可提议临时或提前召开公司例会： 有重要事项需要提交公司讨论决定。 各部门、班组重要业务、技能、管理人员的录用及辞退。 会后工作 根据会议精神，综合办公室要编写文件或通知，及时下发。 根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作，立卷归档。 会议形成的决议，由与会的公司领导签字确认，并协调各部门贯彻落实，同时组织检查，各参会人员须按会议要求执行和完成。 会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。 会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参会人员，以便对照检查落实。 会议纪要属公司内部重要文件，具有