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高校人事档案管理工作初探 摘要 目前我国各大高校在管理方面的工作存在欠缺，特别是高校教职员工的档案管理工作。主要原因是高校领导的人事档案管理意识比较薄弱，管理制度不完善，此外管理人员的缺乏档案管理的专业知识，很多硬件方面和软件方面的条件达不到档案管理的要求，没有实现信息一体化。本文对这些问题做出了分析，提出了全面加强高校人事档案管理工作的几点建议。 关键词 高校教职工 档案管理 人事档案 一、关于人事档案管理工作 1.1人事档案管理工作的概念 人事档案工作主要是运用科学的原则和方法形成人事档案，并根据人事档案信息管理人事档案。人事档案管理工作既是人事工作的重要组织部分，也是档案工作的一个方面。 1.2人事档案工作的具体内容 1收集，将在高校各个部门工作中形成的属于人事档案的文件材料收集起来，是高校人事档案工作的起点和基础。 2鉴别，对收集起来的人事档案材料进行清理，甄别和鉴定以及对销毁材料的确定和处理 3登记，这是高校人事档案工作中的一项经常性的工作，要随时根据人的变化（职务、职称、奖励、处分等）进行登记，以便在人事档案中得到反映； 4利用，这是人事档案工作的根本目的。通过接待查阅、咨询和制法证明等方式为人事工作服务。 二、目前高校人事档案管理工作存在的问题 2.1高校人事档案机构人员对档案具体工作缺乏认识 很多档案管理人员对自己的工作没有足够的认识，认为档案馆就是对每个教职员工的档案进行保管、装订、裁剪等事务工作，与教职工的教学以及科研没有太多的关系。高校档案管理人员普遍觉得自己的工作对教学没有太大的帮助。只要自己不轻易泄露其他教职员工的秘密就可以做好自己的工作。这样导致了人事档案管理工作在高校里不起眼，领导很少过问，只有在上级部门检查时才重视。各个高校的人事档案馆几乎是无人问津的地方。 2.2高校人事档案管理的制度不完善 一些比较知名的高校的人事档案管理制度制定的比较完善，但是一些普通院校的人事档案管理制度没有明确制定每个人事档案管理人员的具体职责，缺乏一定的规章制度，以至于高校档案管理的老师们缺乏组织纪律，有的高校虽然有相应的规章制度，但是却无法在实际工作中落实，这样影响了档案部门的工作效率比较低下。 2.3人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强。 目前全国各大高校都在扩招，师资队伍也是逐渐壮大，所以教职工的人事档案数量也是越来越多，档案管理工作也越来越精细化。这样高校档案管理工作人员的工作量也是越来越重。但是由于高校领导人很少注重档案管理部门，所以高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，即使有些高校设置专职的人事档案管理人员，但也是缺乏一定的专业知识，往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。这样导致高校人事档案比较落后，档案管理的水平远远落后于各大人才市场。 2.4高校人事档案信息未进行信息化处理 现在大多数高校的人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管阶段。高校的纸质档案管理方式远远没有人才市场的电子档案管理高效。高校人事档案不能进行人事信息的查询和检索，缺乏信息化管理。 2.5高校人事档案管理处地理位置不合理 大多数高校档案管理处设在办公楼顶层、地下室，高层一旦失火很难灭火，这样使得档案的安全性降低。同样地下室潮湿的环境也使得档案不容易保存。 三、加强高校人事档案管理的几点建议 3.1加大宣传力度 各大高校要提高高校档案管理教职员工的工作责任心、档案管理意识，需要大力宣传人事档案的教育工作，让每个教职员工意识到自己的工作的重要性。 3.2领导需要重视档案管理工作 高校的领导要加强对档案管理工作处的重视，时常调查了解档案工作人员在工作中遇到的问题，并且提出解决问题的建议，给予工作上的支持。这样保障了高校档案管理处工作人员的工作可以顺利进行。 3.3对高校档案管理人员进行专业的档案培训 要对人事档案管理人员定期培训，参加专业的人事档案讲座，使得每个档案管理人员有服务全校教职工的意识，认识到自身工作的重要性。增强服务意识，积极主动地分析、利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事件决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。 3.4提高高校档案教职员工的综合素质 高校档案管理工作性质属于行政，这类简单的工作不需要太高的学历，很多工作人员都是靠着某种关系进来工作，这些档案管理人员的综合素质比较低。所以高校迫切需要提高高校档案管理人员的素质，进行专业化的档案知识培训，提升档案管理人员的信息素养，并且在条件允许的情况下招聘具有专业背景或者档案管理经验的专职档案员。 3.5加强档案保管的基础设施建设，提供必要的物质基础。 高校不要在地下室、办公楼高层设置档案管理室。高校可以设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的