第一部分 收文管理摘要.docVIP

系统登录及事务提醒 一、系统登录 用鼠标双击“办公系统”窗口下的程序项“公文管理系统”，将会出现如下图所示的登录画面。 此时要求用户输入服务器名称、登录用户名称及相应的口令，服务器名称是指安装公文系统数据库的计算机（服务器）名称，用户名称是指系统管理员为每个用户分配的、用于进入公文管理系统的名称。登录信息输入后，单击“确定”按钮，系统自动查找服务器、验证用户名及口令，如果输入的某项信息不正确，会提示您，要求重新输入，共有三次机会；否则自动下载所需文件后，进入公文管理系统；单击“取消”按钮，则退出登录画面。 如果登录成功，则系统自动将本次您输入的服务器名称和用户名予以保存，下次再启动本系统时，系统会将上次填写的服务器名称和用户名写在相应的输入栏中。 二、事务提醒 进入公文管理系统后，系统将当前需要您处理的所有各类事务全部在事务窗口中分类显示出来，如下图所示，用户可用鼠标单击某条目选中该项，再单击“执行”按钮，便可进入处理该项事务的功能中。 如果不想做任何处理，可单击“关闭”按钮，回到本系统主窗口，此时用户可以使用菜单或工具栏。 从事务提醒进入处理某类事务的功能，与在本系统的菜单中选择相应的功能进入的画面完全一致，请参阅后面的详细说明。 在公文管理系统主窗口的工具栏中，也提供了“事务提醒”功能，用户可在该窗口下随时选择它，以查看当前需要您处理的所有事情。 第1章 收文管理 1.1 维护收文登记信息 1.1.1 收文登记 本功能只供收文文书使用，可以从菜单或工具栏进入。 办公室收到外单位来文后，如果是纸质文件，首先对需要入网的文件做正文及必要附件的扫描处理，如果是电子文档（Microsoft Word文档）可以直接作为正文登记使用，然后填写收文登记单。 进入收文登记后，将出现如图1-1-1所示的画面。 图1-1-1 其中 “文件编号”、“文件标题”、扫描文件的“正文页数”或Word文档的“文档路径”必须填写内容。Word文档的“文档路径”不能直接输入，需要通过单击输入框右边的“查找”按钮选择文件后自动填写。 “文件年度”是为“历史收文转储”及文件“顺序号”、“分类号”的自动产生功能而设计的，应按文件的实际年度填写；“顺序号”随着“文件年度”的改变自动产生，“分类号”根据所选的“文件年度”及“文件分类”而由系统自动产生。“顺序号”和“分类号”可能不连续。 扫描文件必须是位图文件，存放路径为：“公文管理系统”所在路径\SW\DJ，且文件名必须为： 第1页：P1.BMP 第2页：P2.BMP ： ： 第n页：Pn.BMP 登记时，根据所填写的“页数”，自动进行压缩处理，并送入收文库中。 “分发人”是指要分发该件收文的办公室主任。 登记单中各项内容按照要求填写好以后，单击“确定”按钮，则将登记单连同扫描的正文及必要附件或指定的Word文档一同送入收文库中；单击“取消”按钮，放弃该件收文的登记，返回主窗体；单击“打印”按钮，打印收文登记单。单击“正文预览”按钮，可以查看要登记入库的正文内容，以检查是否有误。 1.1.2 修改登记单 本功能只供收文文书使用，可以从菜单进入。 选择“修改登记单”功能后，首先要求确定要修改的登记文件应满足的条件，如图1-1-2所示，输入条件后，单击“确定”按钮，如果没有满足条件的收文，给出提示，用户可重新确定修改范围，否则进入如图1-1-3所示的显示目录画面。 图1-1-2 图1-1-3 显示的每个栏目的宽度可以用鼠标随意调整；单击栏目标题，可以按该栏目内容排序，再次单击该栏目标题，则排序顺序可由升序排列变为降序排列（或由降序排列变为升序排列）；“打印目录”功能允许用户在当前列出的条目中选择某些条目打印目录表；显示的栏目和栏目顺序可以通过“栏目设置”功能设定，其界面如图1-1-4。 用户可以用鼠标改变各项的选择状态，选项前标有“√”的表示该项被选中。设置完后，单击“确定”按钮使之生效，单击“取消”按钮，则上次设置不予更改。 选中或撤消的方法： 用鼠标单击选中标志框，如果原状态为未选中，则变为选中；如果原状态为选中，则变为未选中。 显示目录窗口后面将经常出现，该窗口关闭时自动将其显示的栏目、栏目宽度、栏目顺序予以保存。 图1-1-4 在显示目录窗口中，用户可用鼠标单击某条目选中该件收文，查看登记单、正文等，其中“刷新”功能，是重新在收文库中选择满足条件的文件。如果单击“修改”按钮，将出现如图1-1-5所示画面，进入修改登记单功能。 图1-1-5 如果要修改正文，可将复选框