采购制度2014.1.17.docVIP

采购管理制度 1.目的 为了整合资源，优化管理，实现采购过程控制，以保证采购物资的质量与及时性，降低采购成本，提高各部门运行效率。 2.适用范围 适用于阳光物业各部门、项目部日常采购。 3.定义 3.1本制度所指的采购仅限于为满足各部门正常开展工作所需的办公用品、设备；保洁设备、保洁工具、耗材；园林绿化工具、耗材；日常维修工具、耗材；保安执勤器材；劳保用品；服装；印刷品等基础物资。 3.2服务类外包、工程外包等服务采购按招投标制度落实。 3.3单笔采购金额2000元以下（含2000元）、批次采购总金额5000元（含5000元）以下的采购，由综合部组织实施；特殊物资的采购可根据实际情况由各部门自行采购；突发性应急采购由申购部门报请分管领导审定后自行采购或联系供方配送。 4.职责 采购职能划归公司综合部，负责公司供方体系的建立和评审，以及日常物资采购的初审和集中采购的执行；行政财务部（办公室）负责固定资产、低值易耗品及办公用品计划的审核；人力资源部负责服装申购计划的审批及管理；工程部负责维修耗材的申购计划的审核。行政财务部（财务）负责所有物资采购价格的核定。 5程序 5.1合格供方的选择 5.1.1物资供方的选择可通过市场走访、网上搜索、部门推荐等方式进行，列出各类物资采购供方的目录，通过考核评价确定合格供方。 5.1.2对新增加的合格供方，通过市场调研、问询等方式由综合部对其进行首次评价，并填写《供方评价表》，符合合格供方要求的列入公司《合格供方名录》。 5.1.3合格供方每年由综合部牵头对供方资格进行评价，并填写《合格供方评价表》，对于评价不合格的供方，取消其合格供方资格并从《合格供方名录》中清除。 5.2采购申请 5.2.1各部门物资管理人员（由各部门自行确定）每月20日前对库存物资进行盘点，根据库存及部门实际需求情况对下月使用物资进行申购，规范填写《采购申请单》，部门负责人审核后于25日报综合部。 5.3采供审批 5.3.1月度采购计划审批 综合部每月25日，对各部门上报的《采购申请单》进行分类汇总，并按类别转至各归口部门审核。 5.3.1.1一级审核：各归口管理部门对相关物资申购的合理性及必要性进行审核；综合管理部负责进行所购物资的价格比对，市场询价确定采购方式； 5.3.1.2二级审核：行政财务部负责对所购物资的库存、价格等进行复核；由分管采购的领导进行审批。 5.3.1.3三级审核：总经理负责对当月采购计划进行最终审核、批准。 5.3.2紧急采购审批 对各部门计划外紧急物资的采购，可向总经理（或分管领导）汇报经同意后，向公司合格供方采购，也可以就近采购，并于3日内填写《紧急申购审批单》经分管领导确认后报综合部并补办后续报销手续。 5.4采购方式的选择 5.4.1零星采购 单笔采购金额在200以下，经审批后由申购部门自行采购（须优先选择供应商送货）。 5.4.2单笔采购金额在200元以上，经审批后由综合部安排集中采购，并安排供应商送货。 5.4.3特殊产品可采取综合部与申购部门共同采购；物管部指定供应商送货的应提前告知综合部。 5.5物资验收 5.5.1物资采购完成后，各部门物资管理人员负责进行验收，送货人员出示《送货单》，物资管理人员按《送货单》清点核对数量、规格型号、品牌等，并核实是否与《采购申请单》对应，核对完成后，对物资进行签收，并保留客户联单据，作为报销凭证。 5.5.2对验收中出现的不合格物资，做退换货处理，要求供应商及时更换合格产品，并填写《不合格产品清单》报综合部。 5.5.3验收完成后，物资管理人员填写《入库单》并注明对应的供应商名称。 5.5.4综合部定期向各部门收集供应商提供产品的质量评价信息，作为对合格供方考核的依据。 5.6出入库管理 5.6.1物资管理人员对入库物资分类列帐，详细记录物资的出入库情况，每月20日对库存物资进行盘点，做到“帐实相符”。 5.6.2物资出库时，要填写《出库单》，领用人与保管人必须签字，出库库单需经部门负责人签字确认。 5.6.3物资出库后需向下发放的，应按照使用部门建立相应的《物品领用记录》。 5.7费用报销 5.7.1采购完成后，申购部门填写《费用报销单》并附当月的《送货单》及通过审批的《采购申请单》进行费用报销。 5.7.2低值易耗品及固定资产的报销需经办公室办理相应报销审批流程。 5.7.3财务部按财务制度进行审核。