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采购及供货管理制度 一、采购程序 1、各部门需要零星物品购置时，应由该部门组长填写申购单 →库管签字→部门负责人签字→总经理签字→采购实施购买。 2、采购人员购货时，须对多家(三家以上)进行价格、质量比较；供货商定向送货的不得高于既定价格标准。 二、采购方式的确定 1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，应该选择供货商送货的方式。 2、对于使用频率低，不容易集中采购的零星物品及餐中断档急需物品可由采购人员采购。 3、采购方式上采用“定点、定价、定时”采购原则。 4、对于一些特殊的原材料可由外地发货，按计划定期申购。 三、供货商进场程序 1、供货商的寻找原则上由采购主管负责，总经办主任、财务会计协助； 2、供货商进场首先与总经办主任接洽，总经办主任在财务会计的协助下(财务会计全程参与)，谈妥相关合同细节(以公司合同范本为标准合同格式)，经总经理审查批准后，由总经理出面代表公司与供货商签定合作协议。 3、总经办以书面形式通知财务会计、库管及相关使用部门负责人，并将已签定的合同(协议)送交财务部一份备档，另一份留存备查。 四、供货商处罚程序 1、凡供货商违反相关合作条款(送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到)，由总助、总厨、财务会计、库管告知办公室； 2、办公室了解事情原委后，由办公室主任作出处罚决定，开出罚单； 3、办公室所开罚单交总经理审批； 4、办公室将对供货商的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商款项时按罚单标准予以扣除。 五、供货定价制度 (一)原材料市场价格调查 1、公司每月组织供货市场调查不得少于两次，且应填写市场价格调查表，写明市调时间及地点，各参加人员在市调表上签字。财务会计负责调价表格打印、价格记录工作并负责调价表保管。 2、市场调查由店长、行政总厨、总经办主任、财务会计组成，具体由财务会计召集。 3、市场调查时间定于每月 日、 日，如恰逢周末，应作适当顺延。 (二)定价程序 1、每次市场价格调查后，应及时制定当期的供货商品执行价格 先由店长、行政总厨、总经办主任、财务会计、采购主管初定，再交总经理审定后，最后交董事会审批。董事会审批后将执行价格以书面形式交财务部执行。 2、原材料采购定价标准 处在批发价和零售价之间(即高于批发价低于零售价)。 3、价格调整： 因市场变化情况特殊，供货商提出价格调整要求，首先由供货商报总经办主任，总经办主任了解相关市场情况后与店长，财务会计碰头商量定出调价草案，再报总经理审批。 (三)供货商的更换与续用 在合作过程中如发现供货商有不履行合同的行为，且经沟通后无效，由店长、总经办主任、财务会计组成审查小组，集体讨论决定是否更换、续用，然后报总经理最后裁夺。 六、货款的支付 1、货款的支付应尽量不通过采购，若因特殊情况必须经过采购时，须由采购填写借款单，并由总经理批准后方可借款，借款后应在3(次)日内报销冲帐； 2、供货商的货款支付，由财务会计向总经理报付款计划，并在付款前填写《请款单》经总理签字批准，方可付款； 3、双方因特殊原因，未及时付款的供货商，由财务部会计负责进行协调，必要时由总经办主任协助。如经财务会计、总经办主任协调未果报总经理处理。