第十四章数据透视表和外部数据库文件的使用.pptVIP

第十四章数据透视表和外部数据文件的使用 《Excel高级应用》 河南工程学院公共选修课 张帆 副教授 主讲 第14章 数据透视表和外部数据文件的使用 主 要 内 容 14.2 数据透视表的创建和设置 14.1 数据透视表相关概念 14.3 数据透视表内部重要操作 14.5 利用文本文件获取数据 14.6 导入外部数据 14.4 了解外部数据库文件 14.1 数据透视表相关概念 1.关于数据透视表 数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。它是一种交互式报表，可以快速分类汇总和比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出用户选择区域的明细数据。 数据透视表的名字来源于它有“透视”表格的能力，从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策使用。 2.数据透视表的数据组织 用户可以从4种类型的数据源中来创建数据透视表。 （1）Excel数据列表 （2）外部数据源 （3）进行多重合并计算的独立Excel数据列表 （4）其他的数据透视表 数据透视表中的术语： 数据源：从中创建数据透视表的数据列表或多维数据集 轴：数据透视表中的一维，如行、列、页 列字段：信息的种类，等价于数据列表中列 行字段：在数据透视表中具有行方向的字段 分页符：数据透视表中进行分页的字段 字段标题：描述字段内容的标志。可以通过拖动字段标题对数据透视表进 行透视。 项目：组成字段的成员 组：一组项目的集合 透视：通过改变一个或多个字段的位置来重新安排数据透视表 汇总函数：Excel计算表格中数据的值的函数 分类汇总：数据透视表中对一行或一列单元格的分类汇总 刷新：重新计算数据透视表，反映目前数据源的状态 3.数据透视表的工具栏 例14.1 数据透视表的创建 14.2 数据透视表的创建和设置 1.创建数据列表 例14.1 数据透视表的创建 2.创建动态的数据透视表 例14.2 使用数据列表功能创建动态数据透视表 3.改变数据透视表的布局 （1）显示页面区域中字段的汇总 （2）数据透视表的分页显示功能 例14.3 分页显示数据透视表 （3）设置数据透视表的数据字段并排显示 例14.4 设置数据透视表的数据字段并排显示 （4）重命名字段 4.整理数据透视表数据 （1）显示所有数据项 （2）隐藏数据项 （3）隐藏页字段数据 例14.4 隐藏页字段数据操作 （4）清除数据透视表原有数据项 数据透视表的数据源改变后，会导致字段下拉列表中有些无用的数据项存在。例如有些销售人员已经离开公司，但他们的名字仍然会在数据透视表的数据项中存在。即使用户对数据透视表进行刷新，这些名字仍然会与新名字同时显示。清除原有数据项的操作方法： 步骤1：讲存在无用数据的字段拖到数据透视表以外的区域，即从表中清除 步骤2：在数据透视表内单击右键，刷新数据 步骤3：在从字段列表中将该字段拖回到原来的区域位置 5.数据透视表的刷新 源数据发生变化后，数据透视表本身并不会自动刷新。要对数据透视表进行刷新，只需在数据透视表内单击右键，选择“刷新数据”即可。 例14.5 在打开文件时刷新的设置 6.设置数据透视表的格式 用户可以用设置单元格格式的方法来修改数据透视表中单元格的外观，如改变字体、字号、设置数字格式、填充颜色等。 例14.6 防止刷新数据后格式丢失的设置（使用例14.5文件演示，下同） 例14.7 防止刷新数据后格式丢失的设置 例14.8 数据透视表自动套用格式 例14.9 改变数据透视表中所有单元格的数字格式 14.3 数据透视表内部重要操作 1.在数据透视表中排序 （1）使用手动排序 例14.10 在数据透视表中进行手动排序 （2）使用自动排序 例14.11 在数据透视表中进行自动排序 2.数据透视表的项目组合 数据透视表能够自动地在外部字段的标题下对内部字段的项进行组合，并可按照用户的要求来创建各个内部字段的分类汇总。 （1）组合数据透视表的指定项 例14.12 组合数据透视表的指定项 （2）数字项组合 例14.13 按数字项组合 （3）按日期或时间项组合 例14.14 按日期或时间项组合 （4）取消项目组合 3.在数据透视表中执行计算 在默认设置下，Excel对数据透视表数据区域的数字字段应用求和函数，对非数字字段应用计数函数。Excel提供了多种汇总方式供用户选择，包括“求和”、“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”、“乘积”等。 （1）对同一字段应用多种汇总方式 例14.15 对同一字段应用多种汇总方