工贸有限公司行政管理制度制度.doc

工贸有限公司 INDUSTRYTRADE CO.,LTD 行 政 管 理 制 度 XZGL--01公司会议管理规定 公司标准文件 公司会议管理规定 文件编号 版本 A/O 页次 目的 为使公司各类会议有效召开，节约会议成本，特制订本办法。 2．适用范围 适用于公司会议管理。 3．会议管理要求 3.1 会议前的准备。 3.1.1 会议组织者拟定议题的顺序和分配时间。 3.1.2 提前通知与会者时间、地点、议题和应准备的材料，对重大会议的材料至少提前三 天发放并落实会议地点。 3.1.3 准备好要发放的资料或将材料提前发放与会者。 3.1.4 安排会务组织和会议记录。 3.1.5 需要时准备好投影仪、白板及扩音设备等必要的会议设施。 3.2 对与会者的要求。 3.2.1 对会议议题涉及内容有所了解或有相关的经验并提需提供与议题相关的数据、文字 资料。 3.2.2 会议的结论将对其所负责的工作有所影响。 3.2.3 对会议涉及保密的事项与会者必须遵守保密原则。 3.2.4 对会议议题有充分的准备，并能提出意见、建议或提供相关资料。 3.3 会议纪律。 3.3.1 严格遵守会议时间，并填写“会议签到表”，如遇特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。 3.3.2 会议组织部门按要求填写“会议记录”，记录准确、清晰、完整并统一归档备案。 3.3.3 会议期间与会者应将手机调到无声状态，会议现场不得使用电话。 3.3.4 在会议的开始就议题的要旨做简洁说明。 3.3.5 会议讨论过程中，每个与会者应结合自己的工作提出建设性的意见。 3.3.6发言内容围绕议题，即抓住重点又尽量具体。 3.3.7 会议中做到专心聆听每个发言人的发言。 3.3.8 会议结束时全体与会人员应对会议结论进行确认。 3.3.9 会议中不得退场，如确需退场应向会议主持人请假。 3.3.10 会议结束时，总经办或人事部抽查会议效果，与会人员填写“会议评估表”。 3.4 会议纪要的落实和归档。 3.4.1 总经理办公会等公司级会议由承办部门负责整理“会议纪要”，经会议主持人批准，由总经办统一编号印发，并在年底归档。 3.4.2 公司会议纪要的落实、督办、反馈工作由董事办、总经办或人事部负责。 4．各项会议的要求 4.1 例行会议。 4.1.1 公司召开下表所列例行会议。 会议名称 频次 召开时间 会议时间 主持人 与会人员（部门） 总经理办公会 一次/月 每月初 2小时 总经理 公司高层、各相关下属公司负责人 月度工作例会 一次/月 每月第一个星期一 2小时 总经理 部门（含）以上管理人员 部门内部工作例会 一次/周 每星期一 1小时 部门负责人 部门全体成员 4.1.2 总经理办公会内容:工作协调、工作总结、计划安排及公司重大决策。 4.1.3 月度工作例会内容：各部门汇报工作总结，并提出工作中存在的问题；由公司领导明确下一步工作重点；公司做整天协调安排。 4.1.4 部门内部工作例会内容：工作总结、提出并解决具体问题，计划安排下周工作。 4.1.5 关于公司例会的说明。 （1）“会议签到表”、“会议记录”、“会议纪要”的填写由会议组织者提出。“会议评估表”由总经办或人事部以抽查的形式要求与会人员填写。 （2）例会的主持人如不能参加会议，可指派他人代为主持。 4.2 公司经营分析会。 4.2.1 公司经营分析会与每季度首月的15日召开，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示总经理确认。 4.2.2 参加人员：公司董事长、总经理、务总监、总经办主任、财务部负责人。 4.2.3 会议议题。 （1）由公司总经理制定会议记录宣读上季度会议纪要。 （2）财务总监或财务经理汇报本季度财务报表及财务分析报告。 （3）资产管理部负责人汇报本季度资产投资于产出等分析。 （4）投资部负责人汇报本季度投资与产出等分析。 （5）公司总经理对整体经营情况及管理状况进行分析并做出决定。 （6）董事长对对公司存在的问题进行分析并对下季度需要重点完成的工作进行安排。 4.3 各部门经营分析会。 4.3.1 凡盈利性部门每月12日召开月度经营分析会，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示本公司总经理确定。 4.3.2 会议参加人员为公司有盈利部门或公司相关负责人。 4.3.3 会议议题。 会议议题见下表。 议题 具体内容 承上启下 由总经理制定会议记录人宣读上次会议决定，并逐一核实会议决定的执行情况 销售部门做销售分析表 1.按不同商品种类进行销售比较，内容包括与上月、历史同期数据相比较，以及计划完成情况（市场占有率；销售收入、毛利、净利润、费用） 2.销售分析（销量及金额；顾客反馈，，购买不购买原因、商品质量，建议） 3.措施及设想 财务部门做