TH-WI-XZ-012文件管理规程.docVIP

四 川 天 鸿 印 务 有 限 公 司 文件编号：TH-WI-XZ-012 版 本/次：年月日 准 核 制 2015-3-1 一.目的 建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件和资料均得以有效控制，以达到一致性、可追溯性及充分性、适宜性，防止使用失效或作废的文件和资料。 二.适用范围 适用于本公司的质量环境管理手册、程序文件、工作指导性文件、质量环境相关记录及其它执行质量环境活动所依据的外部（含客户、供应商）所提供的资料、国际/国家/行业标准、法律法规等及相关记录。 三.责任者 全公司 四.相关定义 正本：所有相关人员在编制、审核、批准等方面亲自签署姓名的原件为正本文件，由品质部存档保管。 副本：正本文件的复制件。 五.工作程序 1.职责与权限 1.1.品质管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.2.各相关部门负责搜集与产品质量有关的国家标准、规范、法律、法规及管理法律法规，人力资源部负责收集环境相关法律法规，检测标准。 1.3.各部门负责组织编写所属工作范围内的三阶文件；管理者代表、总经理负责审核、批准管理程序文件及三阶文件。 1.4.各部门应安排专人负责本部门文件、资料及质量记录的收集与管理。 1.5.文件控制权责 文件类别 编制/变更 审核 会签 核准 发行管理 原稿管理/废止 质量手册 品质部 管理代表 相关部门 总经理 品质部 品质部 程序文件 责任部门 管理代表 相关部门 总经理 品质部 品质部 作业指导书、相关标准 责任部门 部门主管 相关部门 管理代表 品质部 品质部 各级表格 / 部门主管 / 管理代表 品质部 品质部 2.文件分类 2.1．本公司质量环境管理体系文件分为受控文件和非受控文件两种，即： a).受控文件：指受更改控制，公司质量环境管理体系文件和与质量环境体系相关的外来文件； b).非受控文件：指不受更改控制的文件，如为经营管理的需要而分发的管理文件。 2.2.质量环境体系文件，包含质量环境管理手册、程序文件、作业指导书及记录 2.3.与管理相关的外来文件,包括政府部门和行业发布的各类强制性法律、法规、条例、引用和参考的标准、合同及顾客提供的图样、技术质量要求文件等。 3.文件的编写 3.1．文件编写格式：文件标题、文件号、版本、页次、实施日期、签 署栏、发放记录。 a).页眉 页眉同意按图例1编写： 图例1 四川天鸿印务有限公司 文件名称 文件管理规程 文件编号 TH-WI-XZ-012 生效日期 2013-4-1 版本/次 A/0 页 码 2/11 四川天鸿印务有限公司使用宋体小二红色字体；文件名称、编号及页 数使用宋体四号字体。 b).文件正文： 文件一级标题均使用宋体四号加粗字体；二级标题及正文均使用楷体 小四字体。 c).文件标题排序； 一级标题使用大写数字；二级标题使用阿拉伯数字；三级标题由二级 标题后加阿拉伯数字；四级标题使用小写英文字母加反扩符号；如出现四级标题以后分类均有—代替。 3.2．管理程序编制内容: a).目的：阐述本程序规定的哪些要求，以达到什么目的。 b).适用范围：对程序有影响的组织、功能、条款、范围进行描述。 c).责任者：明确职责，确保任务执行的责任。 d).相关定义：恰如其分地解释程序中特定的名词、条款、符号（必要 时）。 e).工作程序：阐述本程序所做的事情：谁去做，在何时何地、用何种 方法去做；如何控制，达到何标准；如何记录等内容。 f).相关记录：列出与程序有关的所有记录。 g).附件：列出与程序相关的所有表单 h).文件变更记录：记录程序自生效之日期发生变更原因及变更版本号 h).流程图：用符号及箭头来叙述工作程序的流程（必要时）。 4.文件编号 4.1.质量环境管理手册编号方式： □ □—□ □ ① ② ③ ④ ①②表示“公司名”TH；③④表示“质量手册”QM。 4.2.程序文件、作业指导书（相关标准）编号规定如下： □ □—□ □—□ □—□ □/□ □ ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ①②表示“公司名”TH；③④表示文件代号“程序文件”QP，“作业文件/流程”WI，“工艺文件”GY； ⑤⑥表示该文件涉及的职能部门代码； ⑦⑧表示文件流水号；⑨⑩代表文件版本号 4.3.职能部门代码：品质管理部：QA、生产部：SC、业务部：YW、财 务部：CW、 人力资源部：RL、工程部：GC、采供部：CG、物流部WL； 4.4.版次/修订号 版次用A，B，C,……表示，即A表示第一版