5会议管理制度.doc

标准名称： 行政部工作手册 主 题： 会议管理制度 文件编号： 页 次 1/5 版 别 A **** 目 录 **** 项 目 内 容 页 次 目 录 1 修订记录 2 1 目 的 3 2 适用范围 3 3 会议室管理 3 4 会议管理 3-5 5 实施与修订 5 核准 审核 制定 制定日期 修订日期 标准名称： 行政部工作手册 主 题： 会议管理制度 文件编号： 页 次 2/5 版 别 A ****** 修订记录 ****** 版 别 修 订 页 次 备 注 A 初版发行 制定日期： B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 标准名称： 行政部工作手册 主 题： 会议管理制度 文件编号： 页 次 3/5 版 别 A 一 目的： 为提高工作实效，使经营活动过程中的各种会议，通过合理地组织能够高效率，高质量地进行，保障会议能产生预期的、较好的效应，使会议组织工作更加规范化及制度化，特制定本制度。 二 适用范围： 本制度适用于处方药事业部各类会议的组织及管理工作。 三 会议室管理： 3.1原则 3.1.1会议室使用实行提前预约制，使用人须提前至少1个工作日，通过OA系统内的《会议室使用申请表》申请使用会议室，如未提前申请者，则不享有优先使用会议室的权利。 3.1.2会议室使用遵循轻重缓急原则，如出现会议室使用冲突，由行政人力部视具体情况进行协调，在不能调换的情况下，原则上公司会议优于部门会议，部门会议之间应本着重要、紧急优先的原则协商解决。 3.1.3临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知行政人力部并完善会后登记工作。 3.2会议室管理 3.2.1行政人力部行政前台负责会议室管理工作，包括会议时间的登记、协调、会前准备及布置、会议中的服务支持、会议后的整理及清扫工作。 3.2.2行政人力部行政前台负责会议所需的笔记本电脑、投影仪以及电话和视频会议所需的设施设备的保管及维护工作。 3.2.3会议室使用期间，请爱惜会议室的设施设备，使用部门需保持会议室的整洁，不允许乱扔垃圾、乱扔纸屑等,会后应自行做好清理工作。 四 会议管理： 4.1 会议种类 4.1.1周例会：总结上周工作内容，提出本周工作计划。 4.1.2代理商大会：客情关系维护。 4.1.3季度/年度总结会：前三季度工作总结会议和年终总结大会。 4.2会议时间 4.2.1周例会：各部门自行安排。 4.2.2代理商大会：视具体情况由公司领导决定。  标准名称： 行政部工作手册 主 题： 会议管理制度 文件编号： 页 次 4/5 版 别 A 4.2.3季度/年度总结会:原则上，每年3、6、9、12月份中下旬。 4.3会议流程管理 4.3.1部门周例会：各参会人员提前准备工作总结及计划，简明扼要地汇报重点工作，并做好会议纪要，审核通过后，发送至各参会人员。 4.3.2代理商大会： A领导下达会议指示，行政人力部召开会前准备工作会议，并完成会议任务的分解和布置。 B根据会议任务分解表，各小组负责人积极筹备会议资料及相关事项。 C做好会场布置及控制工作，协调会议期间的各类事项，处理突发事件。 D及时进行会议总结，进一步改进及完善工作。 4.3.3季度/年度总结会 A会议流程图 标准名称： 行政部工作手册 主 题： 会议管理制度 文件编号： 页 次 5/5 版 别 A B具体工作安排 ①根据公司领导指示，召开会前准备工作会议，明确会议任务分解表（如下图）。 会议任务分解表 序号 组别 职务 负责内容 负责人 备注 1 会议筹备组 组长 负责《会议任务详细分工表》的制作，会议预算，以及全面统筹会前准备工作。 　 　 副组长 协助组长开展工作，主要负责会议通知及会议指南的制作及发放、房间预订、住宿安排等。 　 　 组员 根据《会议任务分解表》做好各自应该负责的工作，并及时向组长汇报进展情况。如机票预订及统计、餐饮、会后活动安排等。 　 　 2 会议控制组 组长 全面负责会议进行过程中的各类事项，如