第八章发文处理.ppt

* 发文处理 * 3．读校法 一人读稿，另一人或多人查看样稿。读稿人应将每字、每句、每个标点符号读出，朗读速度应均匀有节奏，同音字、罕见字、另行、另页、另面、空行、占行及其他有关格式安排都需读出并加以说明。看样人应全神贯注，辨清每一字、每一句、每一个标点，发现错漏要及时通知对方停止读稿并在校样上改正。其优点是：可以调动耳、目、脑、手等多种器官参与到校对工作中，可以同时对文件的信息内容及其语法逻辑和外在格式等方面进行高品质地校对；由二人或多人分工协调，分工配合灵活，校准率较高，但如果读校双方节奏不一，吐字不清，便容易出现校核不准、速度较慢的现象。 * 发文处理 * 用印、登记 印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。用印(或签署)的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。 * 发文处理 * 用印、登记 一、用印 二、登记 * 发文处理 * 一、用印 用印，指为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。 用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别： * 发文处理 * 用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别 首先，适用范围不同，以机构名义的发文，通常以加盖其印章确认法定效用；而以法定机构领导人名义的发文，由该领导人在文件正本上签署姓名，正本中没有生效时间规定的还需签注时间。 其次，职权层级不同，用印权不受职权层级的影响，单位的不同层级的负责人不分级别和正副职别，只要符合职权权限要求签发的文件均可以按照要求用印；而签署权一般只由单位正职领导专有，副职领导不必联署。除经法定领导人或其法定代表正式签署的文件之外，行政机关的文件不经用印一律无效。在《国家行政机关公文处理办法》中列举的13种文种中，除会议纪要外，均需加盖印章或签署 。 * 发文处理 * 此外，签署和签发都是领导人或者负责人赋予文件法定效用的工作，但签发人可以是不同层级的负责人，签署人只能是一个法定单位的正职领导人。签发通常是对文稿是否发出签注意见、建议、看法和姓名，签注同意发出意见后，文稿即成为具有法定效用的定稿，成为制作文件正式文本的基准；签署是在正本上签注姓名(或者代以签名章)和日期(不签注意见)，直接确认文件的有效性。 * 发文处理 * 一、用印 (一)用印的原则 (二)用印的方法 (三)用印的要求 * 发文处理 * (一)用印的原则 为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。 * 发文处理 * 分层原则 所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用相应的印章，也就是说，以谁的名义制发文件，就加盖谁的印章，一般不得用其他机关的印章，尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。在特殊或必要的情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，代章时应清楚标明“(代章)”字样。 * 发文处理 * 分职原则 所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相应的印章。机关印章通常可以分为： 1．公章 2．业务专用章 3．签名章 4．钢印 * 发文处理 * 1．公章 标注机关名称的公用图章，是法定机构在法律上的重要标志。通常以法定机构名义对外正式行文均需加盖公章。 国家行政机关和企业事业单位、社会团体、民办非企业单位的印章为圆形，中央刊国徽或五角星；印章所刊汉字字体为宋体；刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制；因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关或登记管理机关封存或销毁；印章丢失，经声明作废后，可以按规定程序申请重新刻制；对伪造印章或使用伪造印章者，要依照国家有关法规查处。 * 发文处理 * (二)用印的方法 根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可。 * 发文处理 * (三)用印的要求 为了保证用印的严肃性和文件的有效性，用印时均要求做到： 1．指定专人保管 2．监管用印过程 3．印迹必须端正、清晰、完整 * 发文处理 * 值得注意的是，对纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，为了确认文件的效用也需要印章作为生效标志。在OA环境中，电子印章戎电子签名是通过专用软件生成的，在技术上要确保不被窃取或仿制，确保电子公文的真实有效。 表3—5 用印登记簿 日期 用印部门 用印文件标题 件数 批准人 用印人 经手人 备　注 *