收集和分析信息的方法与工具.ppt

在使用流程图时，应注意的是着重过程的整体目的，不然的话变革就可能达不到真正的改进具体的步骤分为下面十一步。 1.确定主要过程 在确定主要过程时，应该做到以下几点： 根据一致同意的程序协议交付产品，保证过程图足够大。 同时，过程图要小到容易制定和理解。 产品目标旨在满足要求。 2.建立过程团队 需要将了解组成过程的整体范围的人员组成一支团队。团队的范围可以从高级管理群延伸到负有类似责任的少数人群。并通过协商决定由谁来做过程的主管人或领导者。 3.设定过程的分界线 出于练习的目的，协商从哪里开始，到哪里结束。选择自然的停顿点。 4.确定适当的详细级别 需要确定合适改进工作的详细级别。考虑流程图是详细点还是绘“大图”好？ 5.确定构成过程的所有行动 可以将构成过程的多有行动纳入头脑风暴。把所有的意见都记到易事贴上。这样容易在以后进行变动。用动词加名词来描述每项行动，例如“写报告”。 在头脑风暴前，可以使用一张简单的投入产出表，用来帮助确认一个过程主要的投入和产出，以及流入和流出过程的次要信息。这样可以帮助大家在头脑风暴过程中考虑到整个过程。 6.给过程的行动排序 可以用易事贴确定活动的顺序。 7.列出决策点以及行动之间的关系 例如：检验产品是否符合标准 8.进行TOPIC分析 9.检查完整性 确保每项行动都已经包含了进去，每个框都能连接上，每个决策点都至少有两个出口。校正遗漏项或错误项。 10.分析过程 11.对以后得步骤达成共识 最后，需要协议改进过程的行动计划。 “流程图”的总结： 总的来说，采用流程图可以帮助我们清晰地了解整个事件的完整过程，并能够准确的分析和处理各环节所面临的问题。 在把握过程的整体目的同时，对整个事项的过程进行直观的改进。 请问： 课程中讲解到哪几种收集与分析信息的方法与工具？ 这些方法与工具的各自特点是什么？有哪些优势？ KJ法的运用中应注意什么？ 课后总结 11.效果确认与跟进 方案实施后，您需要根据执行计划，定期与不定期的检讨成果与进度，并做适当的调整与修订，直到问题解决完毕。 12.标准化 如果此问题将来还会遇到，必须将此次的经验，变成标准化流程，并将相关的资料形成书面化，以利未来的参考，不仅能节省时间与成本，更能促成组织学习能力，这也是未来组织的重要核心能力—知识管理的能力。 “KJ法”的总结： 总的来说，KJ法是对我们所有人都具备的主观的、感情的、感觉的资料进行处理的一种简单的方式。 他们通常能为找到问题真正的根本原因和解决方案提供重要的线索。 KJ法的优势： 采用KJ法解决问题过程可以促进团队学习，开拓视野，突破部门藩篱，并获得整体的观点，有助于减轻内部矛盾，并将精力集中于解决问题，而不是内部损耗。 KJ法的难点： 实施KJ发需要较有经验的主管引导，才能有效的促成坦诚与开放的态度，并在分类与归纳过程，能形成合理的答案。 并且在过程掌控中需要大家保持良好的合作意识，主持人要有效引导才能获得毫无偏见的结果。 检查表法是对信息进行收集和分类的一种方式，由此可以比较容易地对信息和资料进行描述和分析。 它在解决问题的过程之初特别有用，不仅用于收集材料，而且一旦有所变化，也可以用来监控运营状况。 掌握检查表法的应用是本章内容的关键。 检查表法 检查表法的使用常见，我们身边就有很多 这样的案例： 运营服务部“万户大走访”调查问卷 保费部“失效保单统计报告” 。。。。。。 1.明确检查表的目标 2.确定需要收集的信息 3.确定合适的时间表 4.决定由谁来收集材料 5.设计检查表 6.试用检查表 7.收集资料 8.分析资料 9.使用其他适当工具确定下一步骤 那么如何完整的使用好检查表这项工具呢？ 我们可以按照下列步骤使用检查表： 1.明确检查表的目标 在制定检查表之前，我们首先需要决定为什么需要实施检查表法。 2.确定需要收集的信息 使用检查表，您需要决定所需要的资料类型以及怎样分类。 3.确定合适的时间表 您同样需要决定要在什么时间内收集资料。 您需要考虑的是按小时？按天？星期？月份？还是按年度来收集资料。如果是以样本为基础，您也要考虑按多长间隔来抽样。 4.决定由谁来收集资料 接下来，您要确定适当的人选来收集资料。确保他们有时间和信息来准确地采取行动。 5.设计检查表 准备初始设计。确保检查表清晰、完整并易于使用。