综合档案理制度.doc

一、综合档案管理制度 1、为规范公司档案管理，充分利用档案信息资源，为公司生产、经营、管理服务。依据有关规定并结合公司实际，特制订本制度。 2、适用范围 本制度适用于本公司在各项活动中形成的各类档案资料的收集归档工作。 3、职责 3．1分管行政的经理负责综合档案的分管工作，并负责重要类档案借阅的审批工作。 3．2人事部负责综合档案的归口管理，并负责对划分为一般档案借阅的审批工作。 3．3档案室负责综合档案的归档、整理、保管、借阅、销毁工作。 3．4各相关部门负责本部门工作资料的收集工作。 4、工作规定 4．1基本原则 公司档案实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即财务档案由公司财务部根据《会计档案管理办法》分管，便于保密，维护档案的完整与安全。 4．2档案分类 4．2．1属性分类 将文件按形成或承办的部门或机构分类，根据我公司实际情况，明确十大类基本类别档案的名称与范围： 1行政管理类、2人力资源类、3财务审计类、4销售类（可细分内贸、外贸及各专业领域市场等）、5技术研发类（可细分为各项目）、6采购物流类、7生产类（可细分机加工和组装封测）、8质量检测类、9设备仪器类、10基建类。 4．2．2保管年限分类 4．2．2．1根据国家有关档案保管期限，制订适合公司实际的各类档案保管期限，并由所在部门主管人员依照档案资料性质进行明细划分。档案保管期限分为永久、长期、短期三类。 4．2．2．2凡对公司有长远利用价值的列为永久，对公司在一定时期内有保存价值的列为长（短）期（15年以上为长期，可根据需要注明保管年限；15年（含）以下为短期，短期可根据保存价值在归档时注明3年、5年、10年、15年等）。具体保管期限由所属部门经理提出，由分管经理审核通过。格式详见《文件材料归档范围及保管期限表》。 4．3资料归档 4.3.1 每个年度开始，兼职档案员应按归档范围规定要求，对上一年度产生的重点工作执行和落实情况，制订文件立卷的具体类目。归档对象包括纸质文件、电子文件、音像制品等信息载体。原则上以归档纸质档案为主，电子文件和其它文件可作为补充性归档。 4.3.2 根据立卷类目，兼职档案员要及时把办理完毕的文件归入有关类目，当有出入时，要及时调整、修改、补充立卷类目。 4.3.3 最后收集整理、立卷、装订成册，于次年4月底前立卷完毕，移交给档案室。 4.3.4 为了提高档案的管理质量，减少档案庞杂臃肿的现象，对一些临时性、无查考价值的文件则不必归入档案范围。 43.5 归档资料一般以原始的正稿件为准，同时允许各部门按上交的内容复印一份留本部门存查利用。 4.3．6 归档的材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，进行分类、折叠制订成册，便于保管和利用。 4.3.7 案卷封面的各个项目均应填写清楚，永久和长期保存案卷内文件的排列顺序，编制件号，填写卷内目录和备考表，制订整齐。 4.3.8 归档案卷要按一定的次序系统排列、编顺序号，编制《案卷目录》，目录一式两份（其中一份部门留底，一份随档案移交档案室）。交接档案时，根据《案卷目录》，清点核定，并履行签字手续。 4．4档案保管 档案是一种重要的文献，为了更好地确保档案的安全，最大限度地延长档案寿命，必须加强档案库房管理。 4．4．1储存档案必须有专门库房，不得与其它工作室兼用。 4．4．2库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做到防火、防潮、防尘、防有害生物、防光，并根据实际需要，配备必要的设备、工具、改善保管条件。 4．4．3库房内应保持适当的温度和湿度，库房内应经常保持清洁，做到窗明几净，地面、箱柜无积尘。 4．4．4库房内箱柜摆放整齐，按规定编码，档案分类存放，严禁在库房内存放不相关物品。 4．4．5库房门窗必须关闭，确保库房安全。库房钥匙应专人保管，不相关人员禁止入内。 4．4．6档案室对接收的各种档案材料，如发现不符归档要求的案卷要进行退还或局部调整。 4．4．7按照分类表进行分类、编号、登记、统计等工作。档案柜应从上到下，从左到右编号。存放有序、便于查找。 4．4．8档案人员要定期检查档案的存放状况。发现问题及时处理，要采取有效措施，确保档案的完整。 4．5鉴定与销毁 4．5．1档案的鉴定工作由档案产生部门负责人、专业人员和分管经理及以上人员对档案进行直接的鉴定。 4．5．2对已满保管期限需要销毁的档案，应由档案室登记造册，提出销毁意见，经鉴定人员鉴定，分管副总批准后方可销毁。 4．5．3销毁档案应在安全地带进行，同时要有两人以上在场，并在销毁清册上签名后，销毁清册列入档案保存。 4．6档案查阅与借阅 4．6．1档案人员要熟悉室藏的数量、内容与存放地点，调阅档案要准确、迅速。 4．6．2根据利用工作的需要，编制档案总目录、分类目录、卷内目录、全引目录、