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环境体系运作文件 内外部沟通控制程序 制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01 发行 核准 审查 制定 文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 1 修正记录 次数 修订内容摘要 修订日期 版次 修订人 核准 文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 2 一、适用范围： 本公司内部ISO9001和ISO14001品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、供应商等相关方进行信息交流和沟通均适用。 二、定义： 无 三、作业流程：①内部沟通程序 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 1 OK 相关部门 因品质/环境管理体系引起的： 1.1 当自己部门人员观念上、作法上1.2 当配合部门人员有无法配合或不1.3 部门间有沟通需求产生时；1.4 下级需向上级说明或呈报时。“内部联络单” 2 相关部门 2.1品质/ 环境方针、目标等信息；2.2 品质/环境相关法律法规及其它要求事 2.3 教育/培训需求；2.4 品质/环境信息和记录；2.5 总公司、委托方监测测量的记录；2.6 审核及管理评审的结果；2.7 其它内部信息。3.1 按相关规定的程序进行。 4 各部门 4.1 参阅“品质或环境手册”相关内容进行相关部门 5.1 参阅“教育训练管理程序”中相关内6.1 对有需要公告让全体人员周知事7.1 当有需要召开会议检讨相关事项8.1 可分别依“呈报”或“会签”等 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 3 ②外部沟通程序 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 1 相关部门 1.1 外部信息内容与接受窗口： 外部信息分类 窗口部门 1、国家和地方的法律法规和标准 行政部 2、第三方机构及相关方的要求信息 行政部、品保部、业务部、管理代表 3、事故及紧急情况时与地方社群的联络 行政部 4、方针、目标等对外的公布 行政部、品保部、业务部 2 行政部 相关部门 2.1 法律法规及其它要求事项的信息由 窗口部门根据“法规及其它要求控制程序”办理；2.2 重要环境因素的信息由窗口部门向行政部和公司报告； 2.3 相关方的要求、建议、投诉等由窗口部门管理； 2.4 提供给外部的环境信息若涉及公司机密，由行政部与责任部门协商解决； 2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急状况准备与应变程序”实施。 3 窗口部门 3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定“环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关资料，交部门主管承认。 “环境管理外部关注事项处理单” 4 窗口部门 4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟定措施。 “环境管理外部关注事项处理单” 5 相关部门 5.1 依需要使相关部门予以了解时参考 “环境管理外部关注事项处理单” 文件类别 程序文件 文件编号 KCDGP004F 页次 文件名称 内外部沟通控制程序 本页生效日 2005/08/01 4 NO 流程 权责部门 参考文件与说明 使用表单 6 责任部门 6.1 依检讨和承认内容予以贯执行。 “环境管理外部关注事项处理单” 7 行政部 7.1 依检讨和承认内容及落实情况进行追踪及效果确认。 “环境管理外部关注事项处理单” 8 责任部门 相关部门 8.1 必要时，由责任部门拟定回复外部关注单位公文，由总经理承认，回复可直接发送公文或公开登载声明或主动上门回复等，具体回复可由相关对应部门进行。 9 窗口部门 相关部门 9.1 如有主动对外沟通的信息，由窗口部理承认，主动对外沟通。可以采用门拟定或整理信息内容，由总经公告、信函、公文、传真、电话、上网、上门等方式沟通和交流； 9.2 就ISO9001和ISO14001推行事宜与重大品质/环境 问题，应主动与供应商、客户等外部相关方进行沟通与交流。 10 相关部门 1