5、怎样筹备会议.pptVIP

如何筹备会议 有人以为筹备会议这样的事离我们很远，其实，筹备会议并不是领导的事，正好相反的，是下属们做的事，你能筹备会议是对你自己实力和能力的大检验。 孙子兵法说：凡事预则立，不预则废，筹备会议也是如此，当你接到任务时，首先要做的就是一番谋划，要根据会议的主题，确定会议的时间、地点、人物、议程及附加的会场的安排、经费的预算，音响和多媒体（如果需要的话）的准备，把这些想法写下来，就是一个计划一个方案，这些工作做好了，接下来就是要把计划向你的直接上司汇报，汇报要注意不要越级，否则你可能出力不讨好，你的直接上司不高兴，更上层的上司更不高兴，重要的是不符合程序，你做的再好，也要打折扣的。 筹备会议的一个重要方面就是材料的准备。你写或安排写时得心中有底，会议的主题是什么？领导在会上要讲什么？要写的内容是否符合政策规定？领导的风格是什么？这些弄清后先写一个提纲，交领导审一审，大致没有问题后再来1、2、3地充实，成稿后至少自己要看上两三遍，把错别字改了，把错误的内容改了，再请领导审阅，如果你真的这样做了，而写材料又不是很烂的水平，哪么，你一般能顺利完成这一环节的任务。 如果会议有多人发言，要安排好顺序，发言内容可以大体上指定一下，但没有必要由你自己全部起草，重要的、正规的会议定要有发言稿，不是因为不用发言稿就能显示领导的水平，而是体现一种严谨和规范。 如果会议的来宾，要事先拟好名单，名单要按职务大小排列，并事先考虑好会前的接待，不要把接待的工作让给自己方的领导来做，这一点非常重要。 重要的会议要设布标和会场标识，当然不是很政治化的会议可以用多媒体来代替，主席台上要事先考虑好就座的人员并制作座签，首长居中，从左开始，按职务大小左右交替排列，切不要搞乱了。 会议要安排记录人员，因为领导可能会脱稿讲，也可能没有安排的领导会发言，会后要把所以的材料和记录一并整理，做成一个卷宗以备存查。 会场要在会前检查至少三次， 第一次是看是否合适，如何布置， 第二次是布置好后的检查，看是否符合要求，还有什么地方疏漏， 第三次是会前，再仔细检查有无细节的错误，比如写错字、排错坐等等，开会后才发现的错是你的最大失误，让领导发现错更是你的失误，多检查没坏处。 会议筹备还有些细节要注意 比如清洁卫生，茶水的供应添加，如果是座谈会一类的会议，适当的水果也是必要的，注意是适当，不是挥霍，水果的选择要食用简单，色彩美观，当然重要的是符合食品卫生标准，常见的毛病是品种放得太多，不方便食用，会后剩下很多。 会议筹备方案的策划 1.确定会议主题 　　无论组织什么样的会议，都有会议主题，特别是组织大型会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。 2.确定会议的时间和地点 　　会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。 拟定于×月×至×日(4天)，在××××招待所召开。×月×日下午或晚上报到。 3.确定会议的规模 　　会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。 4.确定会议议程 会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。 确定会议议程的方法： 一是根据到会主要领导的情况，确定会议主持人； 二是根据会议的主题，确定会议发言人； 三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式； 四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。 5.确定会议文件和材料的准备 　 　　包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。 6.确定会议组织和分工 　　这里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。 注意事项 　　1.明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和意义，以便制定。 　　2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。 成立会议筹备工作领导小组 其组成人员为： 组长： 　　副组长： 　　成员： 筹备组下设工作组。各组成员和职责是： （一）秘书组 　　组长：xxx 　　副组长：xxx 　　成 员：xxx、xxx、xxx、xxx、xxx 　　工作职责： 　　1、负责会议材料的草拟、审定