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办公自动化系统的应用研究 理论研讨 办公自动化系统的应用研究 文／夏侯雪娇 肖淑芬 摘要：分析了青岛理工大学的办，厶＼自动化系统需求，根据需求对系统进行分析和设计。充分利用了角色网络理论，给出了相应软件 结构模型，并在模型指导下建立办，厶＼自动化系统的体系结构，对角色理论和相应软件平台如何支持OA系统流程再造进行了说明。最后， 通过青岛理工大学办公自动化应用实例说明了办公自动化系统的应用流程。 关键词：角色管理；办公自动化；／厶＼文流转；日常办公 随着互连网络的不断发展，信息技术的不断进步，办公 校办审阅：校办主任审批。需要说明的是本文以高校为 自动化系统在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来 例，而大部分高校党办、校办都是合二为一。如果不是一个部 越重要的作用。人们不仅要求办公自动化系统能适应不断 门可以在流程定义中将党政文件分开经由党办和校办处理。 变化的办公需求，提供公文处理的各项功能，而且要求单位 校领导签批：校领导对公文进行签批。 内部能够及时解决信息交换与共享的需求，使企事业单位 归档管理：包括行文下发，这时文件的格式由．doe．转换 在日常业务中能够更好地利用信息技术提高办事效率，增 成．pdf格式，不可以再进行修改，最后将成型的公文归档。 强生产力。 (2)外收文管理(上级发文，下发文) 办公自动化系统的目的是实现网上办公自动化，流程规 登记：文件到达之后，有关部门对文件进行登记，一般是 范化，公文流转的程序化和网上信息资源的共享化，从而提 指机要科，登记内容包括收文日期，收文字号，来文机关，题 高工作效率 。 目等等。 本文以青岛理工大学办公自动化实际项目的开发和实施 拟办：拟订工作流的开端，需要谁批示或者谁办理等，决 为背景，研究了支持流程再造的办公自动化系统平台设计。 定了文件所走的方向。 批示：由拟办决定，是否需要批示，如果需要的话，走这 一 、 青岛理工大学办公自动化系统需求分析 里，否则跳过。 青岛理工大学办公自动化系统功能需求主要包括：办公 责任部门：按照下发文的处理结果处理公文。 中心、系统管理、临时档案、个人事务、公共信息等。在实际工 传阅：内部人员传阅。 作中，办公中心是学校整个办公自动化系统的核心。其主要 2．文档管理 包括：发文管理、内收文管理、外收文管理。还包括：流程监 个人文件夹：相当于一个网络存储器，用户可上传、下载 控、传阅文件、文件查询、日常业务、延时申请等。 个人的文件，并且可以在此建立下一级目录。每个用户未经 我们主要实现内部公文起草，审批，会签，签发，传阅，承 允许只能进自己的个人文件夹。上传的文件大小有规定。 办和归档等功能。同时实现外部收文的传阅，承办，归档等 部门文件夹：显示用户所在部门的公用文件夹，公用文 功能。通过身份认证和密码管理，不论领导和承办人在学校 件可修改。在此使用X锁和S锁，避免因为同时修改文件导致 还是出差在外，都能够及时地处理学校的公文，起到了随时 冲突。 随地处理公文的目的。 公用文件夹：放置一些公用的文件。用户可以上传一些 发文管理主要包括：新建、待办、已办、退回、办结等。 公用文件，但是用户的详细信息在后面有详细说明。 外收文管理：主要指国家省市等上级部门的来文管理。 3．系统管理 主要包括：新建、待阅、已阅、办结。 参数设置：管理员在此管理用户的个人资料，包括用户 1．公文管理 所在的部门，民族等一些重要的信息。用户申请注册的信息 公文管理是该办公自动化软件的核心。它包括自产文和 在此显示