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文书档案计算机管理利弊探析【摘要】文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，计算机技术的应用已深入到各个领域，利用计算机实现档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势。文章探讨文书档案计算机管理的优点和存在的问题及应对方法。 【关键词】文书档案；计算机管理；优点；存在问题；应对方法 　　【中图分类号】TP【文献标识码】A 　　【文章编号】1007-4309（2011）03-0052-1.5 　　 　　文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，计算机技术的应用已深入到各个领域，文书档案管理也不例外。而文书档案管理作为企事业管理工作中的一个重要组成部分，通过利用计算机实现档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势，具有手工管理所无法比拟的优势，同时也存在一定的问题。本文就文书档案计算机管理的优点、存在的问题及应对方法进行论述。 一、文书档案计算机管理的优点 　　利用计算机实行文书档案管理，是高科技飞速发展的“信息时代”的必然趋势，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能极大地提高文书档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。不仅可以使工作人员从烦琐的手工工作中解脱出来，而且工作效率高、质量好。 （一）文书档案计算机管理的快捷性 　　在以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果既费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得简单易行。运用计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机，就能很快得出结果。 利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且在避免差错的同时又可减少工作量。 （二）文件和文字信息得到充分交流与共享 　　在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对文书档案进行管理后，文书档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高文书档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的文书档案管理信息动态。 （三）文书档案计算机保存的稳定性 　　与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同。随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD 光碟，小容量的闪存U盘、大容量的移动硬盘，等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 二、文书档案计算机管理存在的问题 　　（一）存在保密性受限的问题 　　文书档案进行计算机管理后，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。内容易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。文书档案计算机管理不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻地考验。 （二）存在网络安全的问题 　　随着网络化的发展，文书档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题