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涉外秘书实务复习 导论 1、涉外秘书工作的基本原则：遵纪守法、求真务实、超前服务、团结协作、联系群众 2、秘书工作的一般要求：主动、高效、准确、保密 3、学习“秘书实务”的方法：案例学习法、实训法、模拟法、实践法 第二章 涉外秘书的日常工作 1、秘书在向领导者请求指示时，应把握以下要点： （1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。 （2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。 （3）请示是一门学问，也是一门艺术，秘书要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。 （4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。 2、为了有效地处理各种事务，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成以下三类：急办之事 、必办之事、缓办之事 3、记录当日大事时要注意的要点： （1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。如果拖至第二天，就会因时过境迁，难免遗忘与疏漏。 （2）客观。所记大事，一定要由秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去作记录。 （3）全面。记录当日大事，一定要反映工作全貌，如实记载有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。 （4）简明扼要，使人一目了然。 4、随从领导人应酬时，秘书应该做好的工作： （1）提前安排车辆。领导人动身之前，秘书要首先通知司机，请司机在指定的地点等候，以保证领导人准时参加应酬活动。 （2）及时进行联络。领导人于何时、何地、与何人交往，秘书均应及时与对方取得联系。如果需要多位领导人参加，秘书要逐一通知，以做到万无一失。 （3）注意修饰仪表。在领导人动身前略加修饰。 （4）负责领导人的安全。中下层领导人外出参加社交活动，一般无警卫、保安人员随从。此时的秘书，兼有负责其人身安全的义务，警惕防止意外情况的发生。 5、优化办公环境的原则：舒适、和谐、合理 6、办公室桌面摆设的基本规范： （1）办公桌面物品摆设较规范的是：中上侧摆放电话、台历或水杯等；右侧摆放文件筐（盒）、等待处理的管理资料；中下侧摆放需马上处理的业务资料；左侧摆放有关业务资料。 （2）文件资料的摆放要合理、整齐，各类资料最好编号摆放在相对固定的位置。 7、办公室用餐应注意的事项： （1）及时清理餐具。用完餐后，应及时地清洗干净餐具；如使用一次性餐具，应在用完餐后及时清理干净，不宜长时间摆在桌子或茶几上，以免有碍观瞻。 （2）开口的饮料罐，应尽快扔掉。长时间摆在桌上有损办公室雅观，如果不想马上扔掉，或者想等会儿再喝，则应该把它藏在不被人注意的地方。 （3）最好不吃容易乱溅以及吃时发出很大响声的食物，会影响他人。 （4）随时捡起、收集掉在地上的食物。餐后将桌面和地板打扫干净，是必须做的事情。 （5）尽量不带有强烈气味的食品到办公室。即使你喜欢，也会有人不习惯的。 （6）在办公室吃饭的时间不宜太长。他人可能要即时进人工作，也可能有性急的客人来访，双方都会有点不好意思。 （7）不要用手擦拭油腻的嘴。准备好餐巾纸，用餐巾纸擦拭干净。 （8）不要含着食物说话。嘴里含有食物时，不要贸然讲话，既不雅观，也会破坏自身形象。 8、秘书管理时间的技巧：（1）用精力最佳的时间干最重要的工作（2）弹性安排工作（3）充分利用“零碎”时间（4）经常检阅时间 9、领导日程安排的原则： （1）统筹兼顾，有急有缓。一般情况下，外事活动优先安排，内事活动暂缓安排；在内事活动中，影响重大的活动优先安排，一般性活动暂缓安排；事情紧急的活动优先安排，不急的活动暂缓安排；能密切群众关系的活动优先安排，应酬性和礼节性活动暂缓安排；对全局工作起示范作用的活动优先安排，对全局工作意义不大的活动可暂缓安排。 （2）围绕中心，突出重点。 （3）注重实效,不搞形式主义，力戒排场，求真务实。领导人外出考察访问尽量不搞迎送仪式；轻车简从，不搞前呼后拥；简化有关领导活动的新闻报道。 （4）注意张驰相间,劳逸结合 （5）要留有充分的机动时间 （6）要充分尊重上司本人的意见 （7）要注意保守机密 10、日程表的变更与调整应注意的事项： （1）如果日程安排需要变更和调整，秘书要加强与领导人的联系，并要写进日程表，再把变更情况通知有关领导人。 （2）如因计划变更涉及其他单位和人员时，秘书应尽早通知有关单位领导者和有关人员，并向对方说明计划变更的原因，以求得对方的理解与合作。 11、秘书接打电话的要求：正确、有效、礼貌 12、接听电话的程序和要求： （1）电话铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话。 （2）接听电话首先应说“您好”，紧接着自报家门，再说“请讲”。 （3）秘书应养成一手摘机