高效会议管理技巧-管理中心.ppt

高效的会议管理技巧;目录;第一讲 当今会议面面观;巍赋哗姜巴责显璃符冲柑究设缄阵恿波诅摸扒扳爽哦搅妆建难杭甚埔嫌董高效会议管理技巧-管理中心高效会议管理技巧-管理中心;会议的意义;1．会议是一个集思广益的管道;2．会议显示一个组织或一个部门的存在;3．会议是一种群体沟通的方式;会议的目的;◆开展有效的沟通;传达信息;监督员工、协调矛盾;达成协议与解决问题;◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 ;会议的种类;会议的分类;会议的频率;会议的频率;会议的频率;会议的频率;会议的频率;会议成本的计算;会议成本计算;会议成本计算;3.效率损失成本;【自检】;【本讲总结】;第二讲会议效率不高的原因及解决方案;会议效率不高的原因及预防性管理;很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其它会议。 ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。; 时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。 ;2．会议效率不高的原因;会议效率不高的原因及具体表现;高效会议的八大特征;会议规范;1．会议时间安排的规范 ;◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工响应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 ◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 ◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 ◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。;2．会议规范本身;3．固定的会议流程规范;固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。;【本讲总结】