教案 秘书与公关 第五节 直觉秘书的重要能力.docVIP

第五节 直觉秘书的重要能力 一、帮助你找回直觉能力 　　……越来越多的高等秘书正在学习如何应用自己的直觉能力和凭借自己的“胆色”行事。 　　在这个强调理性思考的年代，很多人不敢相信自己的直觉，甚至羞于承认有时候会“顺着感觉”做决定。理性的逻辑训练让我们瞻前顾后，大家通常是怀疑直觉，而不是去拥抱它。但是当今世界变化迅速，加之信息超载，从而使人们不可能“知道”一切。换言之，您无法透过分析和逻辑推理来应付所有情况。事实上，越来越多的高等秘书正在学习如何应用自己的直觉能力和凭借自己的“胆色”行事。 　　直觉是人类另一个认知系统，是和逻辑推理并行的一种能力，“直觉能力”就是敏锐的直觉或是灵感。直觉能力是形成创新思维活动、灵感直觉思维的最直接、最主要的思维能力。思维直觉能力来自于其它思维基本能力的相互作用，是一种更高级的整体性能力。 　　秘书通常被视作是积极活跃、善于表达、勤勤恳恳，精力充沛的人。他们总是非常乐观，充满职任感，并能乐于接受变化。总而言之，企业界的变革速度不断加快，这是对秘书技能提出这种新要求的一个主要因素。他们通常应能反应敏捷，能够推陈出新。让直觉进入我们的生活，与思考的能力并行，就像打开车子前面的两个大灯，同时照亮我们左右两边的视野。直觉一旦发挥功能，就能迅速地越过思维过程的某些具体细节、个别阶段，直接把握对象的总体本质。 　　以下几个方法，可以帮助你找回这个能力： 　　■放松独处。“把问题带上床”，醒来时就得到解答。只有在放松的时候，才有机会听到内在的声音，找到“直觉”。 　　■保持意念的纯正，当你心里充满杂念或忧虑的时候，我们不但听不到心里的声音，也没办法接收外在的讯息。 　　■ 学着使用直觉判断事情，并注意如何能成功地运用直觉，可以从小事开始练习，只给自己几秒钟的时间决定事情，例如点什么菜？穿什么衣服？或看哪一部电影？ 　　直觉开发专家萝珊娜芙提出一个“三定律”来教人辨认直觉。“当一个想法出现的时候，让它走。当它再出现的时候，再让它走。假如它第三次再回来，就可以放心的听从这个感觉。” 诚如《达尔文的7种天才》一书中所说的，“找出你的蕴酿节奏，并学着信赖它们，此是通往直觉和创造力的简单秘诀。” 二、秘书如何安排工作 做为一名新进秘书，只要每次做好上级交代的各项工作，便算是完成任务，什么也不必多想，最重要的是谨守本份，逐一完成差事。 可是到了第二年或第三年，就再也无法如此轻松。不但责任范围扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办完，便是错误不断。既然如此怎么才使工作顺利进行呢？答案很简单，从一开始便做到计划的调配，即有条不紊的安排一切，以便循序渐进的完成工作。 1、掌握工作的整体情况：若是忽略了这一点，而错把目光集中于特定细节，会忽略真正重要的部分。惟有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。 2、善于借助他人的力量：这里指的是他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结有缘，那么办起事来自然方便许多。 3、了解自己的实力：譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。 4、尽快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，虽然不一定属于自己的工作范围，但是与其浪费时间，不如尽快完成，一方面表现自己的责任感，另一方面也可让对方相信你确实为他尽心尽力。 三、秘书人员工作方法的度 秘书贴近领导，处于从属地位，直接为领导工作服务，是领导的参谋和助手，也是领导联系上下左右各方和群众的桥梁、纽带。特殊的职能与地位决定了秘书人员必须具有刚柔兼备的良好心理素质。“刚”，即原则上坚定，性格上坚毅，意志上坚强，行动上果敢，待人处事刚直明快。“柔”则表现为方法的灵活，态度的谦慎，作风的民主，关系的和谐，待人处事稳健沉着。刚与柔相得益彰、兼而有之的秘书乃优秀人才，但事实上也有人在这方面表现不足。一是刚不及而柔过之。主要表现为：原则模棱两可，奉行“难得糊涂”信条，一味退让迁就，求得息事宁人，办事优柔寡断，工作听之任之，人云亦云，缺乏主见。二是柔不及而刚过之。主要表现为：自以为是，心高气傲，态度生硬，固执己见，不作自我批评，不注意工作方法，直来直去不转弯，逞强好胜易冲动，甚至错把鲁莽当刚正，误将冒失作敢为，行为偏激，言重伤人，冲撞领导，得罪群众，捅漏子，帮倒忙，成事不足，败事有余。这些偏差之所以出现，症结就在刚柔失度，走了极端。 运用之妙，唯在其“度”。对于气质、性格、性别、年龄不同的人来说，增“刚”还是加“柔”，“度量”要求不尽一致。但既然是秘书，就不管你个性如何，都必须把个性溶于秘书角色之中，而不能让秘书角色服从于你的个性。因此，准确地把握好刚柔适度