第五章 展览组织.doc

第五章 展览组织 教学目的： 知识目标： 1、掌握展览组织的概念 2、掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段 能力目标： 掌握以上知识并尝试根据所学虚拟进行招展活动 情感目标： 培养学生组织展览的内在兴趣 教学重点及难点： 重点：掌握展览组织的概念、内容和阶段划分；掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段。 难点：掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段。 教学过程： ◆【上讲回顾】会议迎送与引导服务、食宿服务、宴会服务、安全和保密服务、 医疗卫生服务 ◆【问题导入】 ◆【案例导入】一种来自展览王国的招展方式（内容详见教科书） ◆【新 授】 ● 第一节 展览组织概述 ● 展览组织： 指展览的组织者（解释：主、承办者）根据需要或要求，在调研的基础上，确定展览项目，并按一定程序和手段对展览项目实施管理的行为过程。（强调：展览组织的动词性与名词性。） 一、展览组织的内容 （一）参展商的组织： 招展。参展商——参加展览并租用展位的组织或个人。（依我国《专业性展览会等级的划分及评定》SB/T10358-2002） （二）观众的组织： 招商（强调：组织者、参展商、观众的链式关系，图5-1） （三）展览配套活动组织： 许多大型展览，除了展览本身外，还有许多配套活动。如： 开幕活动； 学术会议； 新产品发布会、情况介绍会、对接会； 颁奖活动； 签约活动； 文艺演出； 馆日活动等（对馆日简要介绍）。 图5-1 展览市场主体关系图 主办者、承办者、参展商、观展者、场所提供者（场馆、展览中心）、社会化合作者（包括部分展览服务商）等，围绕会展项目的实施，成为推动会展业发展的主体。 （四）展览服务商的组织： 如：酒店、餐饮、旅游、交通、电信、广告、装修、搬运、保洁、公安、海关、法律等企业或职能部门。（强调：组织者、参展商、观众与展览服务商的关系） 二、展览组织的阶段划分 （一）展前阶段： 主要是项目的策划、报批、展出场地的落实、招展、招商等。 （二）展中阶段： 以围绕参展商进入场馆开始布展、展出、观众参观和展览结束的撤展为主。 （三）展后阶段： 主要是完成一些后续的总结、统计、联络等工作。 对于一个连续举办的展览，上一次展览的展后阶段与下一次展览的展前阶段是相连的，即上一次展览的结束，意味着下一次展览筹备的开始。 图5-2 展览组织的阶段划分示意图 教师提问，学生回顾以上内容，教师帮助小结。 ● 第二节 招展与组团 ● 招展就是招揽参展者，组团就是组织展览团。招展决定参展商的数量和质量，组团的好坏对展览工作的效率有直接影响。他们很大程度决定某项展览的成败。 一、招展的准备工作 （一）收集、建立潜在客户档案 1．收集渠道 （1）过去的参展商（可通过参展名录或直接收集展商相关资料）； （2）与参展商有业务关系的公司等； （3）常在媒体上刊登广告的厂商； （4）网上黄页中的厂商； （5）在商店销售商品的厂商； （6）专门从事行销研究的公司收集的各行业的参展商名单； （7）展览组织者到的希望参展的厂商； 2．建立档案：根据所搜集名单将潜在参展商的资料建成客户档案，以便管理和利用，同时要注意档案的更新。 （二）制定往届展览的分析图表 1．用于对外宣传的分析图表： 内容包括：历届展览展出规模、参展商数量、观众情况、成交情况、与同类展览对比的情况等。 2．组织者用于招展的分析图表： 内容包括：潜在参展商的实力和经营状况、产品类型、所在地区、参展次数、是否参加其他展览、主要决策者情况、举办地经济和自然等环境对他们吸引力等。 （三）制作参展邀请函 1．用途：邀请函是厂商了解展会并判断展览是否符合自身需求的依据之一，关系厂商是否参展。 2．内容：展览名称、办展目的、组织机构、举办时间、地点、展出内容、规模、参展资格、摊位分布、布撤展要求、摊位价格、付款方式、展品运输、配套活动内容和时间、组织者提供的配套服务、联系方式、参展回执，及举办地基本情况等。 二、招展的宣传 宣传（单向）和联络（双向），是将展览各种信息传达给潜在参展者的工作。 （一）招展宣传对象 要根据展出目标决定招展对象： 1．以贸易为主：一般企业，包括边远地区企业以及新获外贸经营权的企业。 2．以宣传为主：所有企业，包括知名公司。 （二）招展宣传内容 1．新闻资料：主要提供给媒体和制作广告。内容包括：时间、地点、内容、性质、市场规模、特点、潜力，组织者联系方式等。 2．情况介绍资料：内容要比新闻资料更详尽。还要包括参展申请者参展的基本要求和参展手续等资料。 （三）招展的宣传方式 1．新闻报道； 2．直接发函； 3、媒体广告； 4．网络宣传； 5．举办推介会、新闻发布会等； 6．对重要、可能参展企业，可与有关行业协会联合举办会