档案管理制度20170619.docxVIP

文件等级：内部公开 广州民信药业连锁有限公司 文件编号：LH-ADM-2016015 档案管理制度 （2017年） 行政人事部 编制行政人事部总经理审批董事长签发生效日期2017年07月01日档案管理制度 目的 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，杜绝资料流失，为公司发展服务，特制定本制度。 归档范围 公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形式的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（如：公司的规划、年度 HYPERLINK /Index.asp 计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定???委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料）。公司档案分为受控档案和非受控档案。 档案管理机构及其职责 3.1公司档案工作实行二级管理：一级管理由公司行政人事部档案管理员负责；二级管理由各部门档案管理员负责； 3.2行政人事部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案使用管理。 3.3档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地收发档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 3.4行政人事部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 3.5档案管理人员保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 4、资料的收集与整理 4.1公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件和附件一律不准抽存）。结案后及时归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。凡应该及时归档的资料，由档案员负责及时归档。 4.2档案管理员定期向各主管部门收集应该归当的原始资料，各主管部门经理积极配合与支持，资料的收集由各部门或档案管理人员负责整理，交副总经理审阅后归档。 4.3各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档，凡机密以上的文件必须把原件放入档案室。 4.4一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或档案管理人员收集，档案管理人员根据公司的档案管理制度实施归档整理。 5、归档制度 5.1凡是反映公司战略发展、生产经营、 HYPERLINK /Article/ \t _blank 企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。 5.2凡属归档范围的文件、音像资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 5.3归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，行政人事部保存复印件。 5.4凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5.5业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由行政人事部保存原件；属于工程建设方面的，由行政人事部保存原件。各部门应将涉外事务的复印件报行政人事部备案。 5.6由公司对外签订的经济 HYPERLINK /Article/ \t _blank 合同，应保留三份原件，行政人事部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由行政人事部保存原件。 5.7在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政人事部归档。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 6、档案保管制度 ???6.1公司行政人事部设存放档案的档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 ???6.2归档资料要进行登记，编制归档目录。 ???6.3档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 ???6.4档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 ???6.5库存档案必须图物相符，帐物相符。 ???6.6档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 ???6.7根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 ???6.8经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司 HYPERLINK /Article/ \t _blank 领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 ????6.9严