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公文撰写与处理 公文写作要则第一节 数 字数字在公文撰写过程中经常被使用。为促进数字书写的规范化、标准化，国家有关部门发布了国家标准GB/T15825-1995《出版物上数字用法的规定》，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》也对公文中的数字使用进行了规范，统一了书写体例。其中，主要强调了汉字数字和阿拉伯数码两者的使用区别，要求在多数情况下尽量使用阿拉伯数码。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码”。一、阿拉伯数码的使用范围1．记时（公元世纪、年代、月、日、时等）例如，20世纪、公元580年、1997年7月1日、北京时间20点整、下午3点40分、1978.10.21-1997.9.1。年份应全称，不能简写。如，1997年不能写作97年，1984-1997年不能写成1984-97年。2．记数与计量（正负整数、小数、分数、百分数、约数等）例我们运输公司现有职工2500人。（人数）行程2100公里。（长度）固定资产原值1000万元。（金额）公司现有货运车415辆，运力平均5.6吨/车，年货运量228万吨。（小数、重量）人均住房7.4平方米（面积）新建一座500立方米油罐。（容积）初、中、高级工的比例为1:1.6:0.6（比例）农村汽车保险业务自1985年至1987年的赔付率依次为105%，112%，92%。（百分数）×××，男，37岁。（年龄）已签完合同的人数300余人，正在办理签订合同的约10000人。（约数）还有些事物也需使用阿拉伯数字表示。如，型号、标准代号、车次、温度、经纬度，等等。例如，IBM PC350D×2/66计算机、65/66次，17、东经123°50′等。3．注意事项（1）5位以上数字，尾数零多的情况下，为便于阅读，可改为以万、亿为单位的数，但不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿为单位（法定计量单位除外，如千克、千米等）。如，3.45亿公里，不能写和3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数和年份不能移行，即不能分作两行写。二、汉字数字的使用范围（1）行政公文成文日期，必须使用汉字数字。（2）星期几，一律用汉字数字。（3）夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字。例如，正月初五。太平天国庚申十年九月二十四日。（4）文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字。例如，一、二、三，第一、第二、第三，第一条、第二条、第三条等。（5）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语，必须用汉字数字。例如，词组：九江、九龙、四川、一律、一向、八成、十分、十滴水、三叶虫、五角星、八宝山、十里铺、六铺炕等词；三七开、八五折、七八岁、三头六臂、十有八九、一年四季、一说就笑、一回生二回熟、一慢二看三通过等；惯用语：九九归一、三七二十一、一分为二、九牛二虎之力、三天打渔两天晒网、相差十万八千里等；成语、诗词：以一当十、九死一生、七上八下、面壁十年、一日千里、一行白鹭上青天、八千里路云和月等； 专用名词：十月革命、红四方面军、八旗子弟、六一儿童节、第三世界、九三学社、一国两制等；缩略语：一个中心两个基本点、五讲四美三热爱等；带有修辞色彩的词语：三四倍、七八米高、三山五岳、五光十色、三五成群等。（6）根据上下文联系，不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数（一、二……九）可以用汉字。例如：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了九遍等。三、序次号使用层次：次序号使用的层次顺序如下：第一层：一、二、三、四……第二层：（一）（二）（三）（四）……第三层：1. 2. 3. 4……第四层：（1） （2） （3） （4）……使用原则：可跳不可倒。即从第一层到第四层可跳过使用，但不可颠倒顺序使用。请用规范的修改符号改正以下文句中数字写法的错误我公司现有职工四万七千多人，其中女职工占百分之三十八。公司下属二级单位32个，其中主要生产单位八个，辅助生产单位五个，科研设计和服务单位19个。1989年我公司变2级法人并存的体制为1级法人体制，促进了资源的优化配置。1988年至92年，公司实现利税连续五年稳定在十八亿元以上。1994年，我公司开展了“4查5整顿”活动，管理水平有了进一步提高。1995年，公司经营效益有了大幅度增长，实现利税比前1年提高了120%。第二节 简称与缩写语在语言交际中，出现了大量的名称简称和词语的缩略形式（缩写语），这些简称和缩写语，在不影响人们对其愿意理解和认同的前提下，以其简练明快的特点方便了口头交流和书面表达，提高了语言文字