组织机构代码电子档案管理及技术规范 - 全国组织机构代码管理中心.DOC

组织机构代码电子档案管理及技术规范 1 范围 本标准规定了组织机构代码电子档案采集、上报、接收、审核、保管、利用等管理及技术的具体要求。 本标准适用于各级代码管理机构。 本标准适用于组织机构代码纸质档案数字化图像的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则??DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 档案 archives 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 3.2 电子档案 electronic archives 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。 3.3 组织机构代码 organization code 根据代码编制规则编制，赋予每一个组织机构在全国范围内唯一的、始终不变的识别标识码。 3.4 组织机构代码档案 archives of organization code 全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。 3.5 组织机构代码电子档案 electronic archives of organization code 档案 全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。 3.6 采集 collection 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，同时对已形成的数字图像或数字文本进行整理的处理过程。 3.7 标引 indexing 对档案内容进行分析，赋予检索标识的过程。 3.8 著录 description 对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 3.9 保管 custody 维护档案完整与安全的活动。 3.10 载体 medium 可将信息记录于其上或其中的物质材料。 3.11 档案装具 archives container 用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。 3.12 耐久性 durability 档案材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。 3.13 利用 access and use 利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。 3.14 统计 statistics 对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4 采集 4.1 扫描 4.1.1 扫描范围 各级代码管理机构在代码登记中形成的对国家和社会具有查考利用价值和保存价值的文件，扫描人员应在完成登记的当天扫描，具体的扫描范围如下： 4.1.1.1 在申请登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）： ——申领组织机构代码证基本信息登记表； ——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件； ——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件； ——代码申请表校对表（可选项）。 分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应扫描其隶属机构的组织机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应扫描外商投资企业批准证书。 4.1.1.2 在年度验证登记中应扫描下列文件（条件不允许的情况下，可扫描其复印件）： ?——申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表； ?——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（机关单位批准设立文件如与前一份档案中的批准设立文件相同，则无须扫描）； ——法定代表